Z Krajowego Systemu e-Faktur korzystać już mogą zarówno osoby fizyczne prowadzące działalność jak i podmioty inne niż osoby fizyczne. Jednak w każdym przypadku, aby korzystać z KSeF niezbędne jest uwierzytelnienie się podatnika w systemie. Podmiot niebędący osobą fizyczną może uwierzytelnić się w systemie pieczęcią kwalifikowaną. W innym przypadku konieczne jest złożenie np. przez spółkę zawiadomienia ZAW-FA do swojego urzędu skarbowego. W ZAW-FA podmiot wyznacza określoną osobę fizyczną do korzystania z KSeF (w tym np. do nadawania uprawnień, odbierania uprawnień, wystawiania faktur w imieniu podmiotu oraz dostępu do faktur). ZAW-FA to druk wskazany w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 roku w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Integracja uprawnień KSeF

Kolejnym krokiem jest integracja uprawnień KSeF z programem do fakturowania. Programy rynkowe mają już w zakładce Ustawienia możliwość połączenia z KSeF np. poprzez wygenerowanie tokena przez osobę, która uzyskała już uprawnienia do logowania do KSeF.
W przypadku podatników, którzy są osobami fizycznymi pierwotne uprawnienie o charakterze właścicielskim jest przypisane do osoby będącej podatnikiem automatycznie. Osoba taka nie musi nic zgłaszać. Może korzystać z systemu autoryzując się podpisem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W przypadkach szczególnych, gdy osoba posiada kwalifikowany podpis elektroniczny, który nie zawiera w sobie NIP i PESEL istnieje możliwość zgłoszenia tzw. odcisku palca podpisu za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA, w celu przypisania podpisu do danego podatnika. Zmiana czy odnowienie podpisu, na kolejny niezawierający NIP i PESEL wymagać będzie kolejnego zawiadomienia.

Wprowadzenie uprawnień do systemu KSeF

Aby uprawnienia zaczęły działać muszą zostać wprowadzone do systemu. W przypadku zgłoszeń elektronicznych uprawnienia będą skuteczne od razu po przetworzeniu dyspozycji. Uprawnienie nadawane za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA będzie wprowadzane do systemu przez właściwy urząd skarbowy, który w pierwszej kolejności zweryfikuje zawiadomienie pod względem formalnym, w szczególności czy zawiadomienie jest podpisane przez odpowiednią liczbę osób uprawnionych do reprezentacji. Właściwy urząd skarbowy będzie wprowadzał zawiadomienie niezwłocznie po jego otrzymaniu. W ZAW-FA znajdują się pola dotyczące obowiązkowych adresów e-mail, na które wysyłane będą powiadomienia o nadaniu uprawnień.

W celu umożliwienia wystawienia faktury w imieniu podmiotu lub innej osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą należy udzielić dedykowanego w tym zakresie uprawnienia do wystawiania faktur. Udzielenie uprawnienia będzie możliwe za pomocą programów komercyjnych (przy użyciu API), jak również w przygotowywanej przez Ministerstwo Finansów webowej aplikacji KSeF dla podatników. Wskazanie wyłącznie numeru PESEL danej osoby fizycznej nie pozwoli na uwierzytelnienie się w systemie.

Podmiot zagraniczny posiadający polski identyfikator NIP może działać za pośrednictwem pełnomocnika. W takim przypadku konieczne jest złożenie przez ten podmiot, zawiadomienia ZAW-FA, w którym podmiot wyznaczy określoną osobę fizyczną do korzystania z KSeF (w tym do nadawania uprawnień, odbierania uprawnień, wystawiania faktur w imieniu podmiotu oraz dostępu do faktur).