W dobie KSeF każda faktura powinna być zweryfikowana, zanim zostanie wysłana do systemu ministerialnego. Jednym z elementów, które powinny być sprawdzone, są dane kontrahenta-nabywcy. Najważniejsze to wpisanie prawidłowego NIP. Jeśli faktura zakupowa dokumentuje rzeczywistą transakcję, wydatek został faktycznie poniesiony przez podatnika, to istnieje bezpośredni lub pośredni związek wydatku z osiąganymi przychodami, zakładając, że wskazany na fakturze NIP jest prawidłowy.

Nieaktualna nazwa podatnika lub drobny błąd w adresie stanowi wyłącznie uchybienie formalne, które nie wpływa na fakt poniesienia wydatku, nie zmienia jego ekonomicznego charakteru, nie podważa związku z przychodem ani nie powoduje ryzyka podwójnego ujęcia kosztu.

Jeżeli w fakturach dokumentujących transakcje występują tzw. wadliwości mniejszej wagi, to nie ma podstawy do kwestionowania faktur, w tym prawa do odliczenia podatku naliczonego, wyłącznie z powodu tych braków. Są to tego rodzaju wadliwości, które, co prawda, powodują, że faktura nie odpowiada wymogom określonym w przepisach, jednakże same w sobie nie wpływają na przedmiot i podstawę opodatkowania. Chociaż faktura powinna zawierać dane dotyczące nabywcy wymienione w art. 106e ustawy, to jednak niewskazanie niektórych z tych informacji nie wyklucza możliwości jego identyfikacji na podstawie pozostałych danych zawartych na fakturze.

Wskazanie na fakturze nieaktualnej nazwy podatnika, formy prawnej lub adresu, przy jednoczesnym podaniu innych prawidłowych danych na fakturze (np. prawidłowy NIP, numer REGON), nie przesądza o braku prawa do odliczenia podatku VAT z takiej faktury. Stanowisko to potwierdza m.in. interpretacja Dyrektora KIS z 26 maja 2026 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.90.2026.4.SG.

O prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinno decydować przede wszystkim to, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami. Niezależnie od tego czy faktura zostanie wystawiona w formie papierowej, elektronicznej czy też ustrukturyzowanej, to taka faktura pod kątem formalnym w dalszym ciągu potwierdza rzeczywiste transakcje handlowe.

Podobnie więc jak w przypadku błędów w nazwie czy adresie, również wystawienie, wbrew obowiązkowi, faktur zakupowych bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie stanowi samodzielnej przesłanki do pozbawienia prawa podatnika do rozpoznania wydatku udokumentowanego taką faktura jako kosztu uzyskania przychodów (lub odpowiedniego zwiększenia wartości początkowej środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej w zakresie w jakim wydatek powinien powiększać wartość początkową).

Jednak już od 2027 roku sprzedawcy, którzy wystawią fakturę i wyślą ją nabywcy (przedsiębiorcy) poza KSeF, muszą liczyć się z nałożeniem sankcji, jeśli wprowadzą do obrotu fakturę inną niż ustrukturyzowana.