Podatnicy, którzy korzystają z KSeF oprócz wysyłania faktur sprzedażowych do aplikacji ministerialnej często wysyłają je dodatkowo do swoich nabywców w drodze mailowej jako tzw. wizualizacje faktur. Czy jest to nadal możliwe?

Przepisy ustawy nie określają wymogów, jakie powinny spełniać dokumenty stanowiące wizualizacje faktur ustrukturyzowanych. Jednak warunkiem koniecznym jest zachowanie merytorycznej zgodności pomiędzy wizualizacją a danymi zapisanymi w pliku XML. Dane zamieszczane w wizualizacji powinny być spójne z danymi zawartymi na fakturze wystawionej za pomocą KSeF.

Mogą zdarzyć się sytuacje, kiedy faktura ustrukturyzowana zawierać będzie informacje dodatkowe (niewymagane ustawą o VAT), których nie ma w wizualizacji PDF. Przykładowo, na fakturze ustrukturyzowanej pojawiają się dodatkowo (czyli ponad to, co w wizualizacji PDF) uzupełnione pola dotyczące obciążeń lub odliczeń i konsekwentnie wykazana odpowiednio większa lub mniejsza kwota do zapłaty, czyli kwota należności do zapłaty równa polu P_15 powiększonemu o obciążenia i pomniejszonemu o odliczenia. Tego typu różnice mogą wprowadzać w błąd odbiorcę faktury co do warunków transakcji i nie stanowią odzwierciedlenia faktury ustrukturyzowanej.

Organy podatkowe wskazują (m.in. interpretacja Dyrektora KIS z 5 maja 2026 r., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.88.2026.1.RST) w sytuacji, gdy wizualizacja w formie pliku PDF będzie zawierała wszystkie kluczowe dane dla faktury, a jednocześnie będzie się różnić od faktury ustrukturyzowanej, może zostać uznana za odrębną fakturę, o której mowa w art. 108 ustawy VAT.

Podobnie Dyrektor KIS w interpretacji z 15 maja 2026 r., sygn. 0112-KDIL1-1.4012.148.2026.2.WK, wskazuje, że w przypadku, gdy podatnik wydaje klientowi, w tym podmiotowi innemu niż wskazany w art. 106gb ust. 4 ustawy, tzw. „wizualizację faktury ustrukturyzowanej”:

• której nie został jeszcze nadany numer KSeF zawierającej słowo „faktura” i wszystkie elementy wskazane w art. 106e ustawy, ale niezawierającej kodów wskazanych w art. 106nda ust. 6 i 7 ustawy, a następnie wprowadzonej do KSeF,
• której został nadany już numer KSeF, zawierającej słowo „faktura” i wszystkie elementy wskazane w art. 106e ustawy, ale niezawierającej numeru KSeF i kodu wskazanego w art. 106gb ust. 5 ustawy, a następnie wprowadzonej do KSeF,
• zawierającej słowo „faktura” i wszystkie elementy wskazane w art. 106e ustawy oraz numer KSeF, ale niezawierającej kodu wskazanego w art. 106gb ust. 5 ustawy, która została wprowadzona do KSeF,
• zawierającej słowo „faktura”, wszystkie elementy wskazane w art. 106e ustawy oraz oznaczanej kodem przywołanym w art. 106gb ust. 5 ustawy, ale niezawierającej numeru KSeF, która została wprowadzona do KSeF,

wystąpi obowiązek zapłaty przez podatnika/sprzedawcę kwoty podatku VAT z tej faktury na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy. Jednocześnie podatnik będzie mógł skorygować powyższą fakturę, aby nie wystąpił obowiązek wpłacenia przez niego podatku VAT z niej wynikającego. Podatnicy powinni więc unikać wizualizacji faktur wysyłanych mailem tak, aby nie pojawiły się wątpliwości co do ich treści i w konsekwencji uznania za odrębne faktury.