Formularze roczne PIT-8AR i PIT-4R za 2023 rok, składane do końca stycznia, zawierają osobne miejsce na wpisanie kwot pomniejszenia podatku, które zastosował w ciągu poszczególnych miesięcy roku podatkowego płatnik z tytułu ulgi na innowacyjnych pracowników. Ulga na innowacyjnych pracowników jest możliwa do rozliczenia nie tylko w podatku CIT, ale też PIT – w zakresie, w jakim firma występuje jako płatnik zaliczek od dochodu osób fizycznych z tytułu pracy, zlecenia, dzieła i praw autorskich. Zatrudnieni muszą być pracownikami w części przynajmniej innowacyjnymi (tj. których czas pracy przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostający w ogólnym czasie pracy w danym miesiącu wynosi co najmniej 50% – art. 18db ustawa o CIT.). Płatnik nie ma obowiązku zgłaszać faktu skorzystania z tej metody rozliczenia ulgi B+R, jednak musi wykazać ją w deklaracji PIT-4R w części D i w PIT-8AR w części D.

Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 9 marca 2023 r., nr 0114-KDIP2-1.4010.24.2023.1.MR stwierdził, że podatnik (pracodawca) nie jest obowiązany przekazać, zaoszczędzone w wyniku stosowania ulgi, środki swoim pracownikom/zleceniobiorcom, od których wynagrodzeń zostały pobrane zaliczki. Środki te mogą zostać dowolnie rozdysponowane przez podatnika na prowadzoną przez niego działalność gospodarczą.

Pomniejszeń tych nie można jednak dokonywać w stosunku do wszelkich zaliczek na podatek dochodowy oraz kwot zryczałtowanego podatku dochodowego, lecz wyłącznie w stosunku do zaliczek na podatek dochodowy i zryczałtowanego podatku dochodowego, o których mowa w art. 32 oraz art. 41 ust. 1 i 4 ustawy PIT pobranych od dochodów (przychodów) osób fizycznych, z tytułu:

• stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy oraz wypłacanego przez podatnika zasiłku pieniężnego z ubezpieczenia społecznego;
• wykonywania usług na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło;
• praw autorskich (art. 18db ust. 2 ustawy CIT oraz art. 26ea ust. 2 ustawy PIT).

Jak widać, do wymienionych kwot nie należą kwoty zryczałtowanego podatku dochodowego pobieranego od dywidend, w konsekwencji, nie jest możliwe dokonanie odliczenia w ramach ulgi na innowacyjnych pracowników (wykazywanego w sekcji D. formularza PIT-8AR).

Kryterium 50-proc. czasu pracy (wskazane w art. 18db ust. 3 ustawy o CIT i art. 26eb ust. 3 ustawy o PIT) ma zastosowanie wyłącznie przy ustalaniu, czy można uwzględnić w uldze danego pracownika. Natomiast ulgę odlicza się od całej zaliczki na PIT należnej od dochodów tego pracownika, a nie tylko w proporcji do czasu, jaki przeznacza on na działalność B+R. Stanowisko to zaprezentował Dyrektor KIS w interpretacjach z z 17 listopada 2022 r. (sygn. 0111-KDIB1-3.4010.580.2022.2.JKU) i z 9 listopada 2022 r. (sygn. 0114-KDIP2-1.4010.80.2022.2.MR)– z 21 czerwca 2022 r. (sygn. 0111-KDIB1-3.4010.171.2022.2.PC). Ewidencja czasu pracy poświęconego przez pracowników na działalność badawczo-rozwojową powinna być prowadzona przez podatnika korzystającego z ulgi na innowacyjnych pracowników na bieżąco.

W sytuacji, gdy za ostatni miesiąc roku podatkowego wynagrodzenie za ten miesiąc zostanie wypłacone w tym miesiącu oraz w tym też miesiącu zostaną pobrane z tego tytułu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych , to płatnik ma prawo do pomniejszenia zaliczek na PIT specjalistów B+R również za ostatni miesiąc roku podatkowego. Stanowisko zaprezentowane przez Dyrektora KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 13 lipca 2023 r., sygn. 0114-KDIP2-1.4010.297.2023.2.MR1.