Karty lunchowe w wielu firmach stały się dodatkowym świadczeniem dla pracowników. Jeśli pracownik otrzyma kartę lunchową i będzie uprawniony do dysponowania kartą w momencie zasilenia środkami pieniężnymi przekazanej mu karty lunchowej, to przy tym, nie ma znaczenia dla opodatkowania fakt czy pracownik faktycznie wykorzysta przyznane środki na karcie lunchowej, gdyż decydujące znaczenie ma samo postawienie świadczenia do jego dyspozycji.

Gdy pracodawca nie jest zobowiązany, zgodnie z obowiązującymi przepisami, do poniesienia kosztów zakupu dla pracownika karty lunchowej, to otrzymanie ww. świadczenia spowoduje uzyskanie przez tego pracownika przysporzenia majątkowego, a tym samym przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przychód pracownika z tytułu nieodpłatnego świadczenia, o którym mowa w art. 11 ust. 1 w zw. z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, powstanie w chwili zasilenia środkami pieniężnymi tej karty, nie zaś w momencie faktycznego wykorzystania środków zgromadzonych na karcie na zakup posiłku. Pracodawca jako płatnik będzie obowiązany do obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od tej wartości. Stanowisko to prezentuje m.in. Dyrektor KiS w interpretacji z 11 września 2026r., sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.532.2026.2.GG.

Nie ma znaczenia, że środki niewykorzystane przez pracownika w danym miesiącu będą przechodziły do wykorzystania w kolejnych miesiącach. Od 1 września 2023 r. zmianie uległ § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia w sprawia szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, Z podstawy wymiaru składek na ww. ubezpieczenia wyłączona jest wartość finansowanych przez pracodawcą posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 450 zł.

Wartość kart może korzystać z wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne jedynie wtedy, gdy są one realizowane w placówkach gastronomicznych (restauracjach, barach, punktach gastronomicznych, stołówkach) łub handlowych. Nie podlegają natomiast wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne bony, talony, kupony czy karty przedpłacone uprawniające do zakupu produktów spożywczych. Posiłki mają być gotowe do spożycia (gotowe posiłki i przetworzone produkty żywnościowe nadające się do spożycia). Są nimi także napoje, słodycze, kanapki oraz inne przekąski, a takie warzywa i owoce, jeżeli są one produktami nadającymi się do bezpośredniego nabycia, tj. nie wymagają odpowiedniego przygotowania do spożycia (obróbki).

Pracownicy mogą dokumentować każdą płatność dokonaną kartą przedpłaconą np. fotografując paragon. W razie zakupu innych towarów, pracownik powinien być zobowiązany do zwrotu nieprawidłowo wydatkowanej przy użyciu karty lunchowej kwoty, jak również wartości składek na ubezpieczenia społeczne z tego tytułu poniesionych przez pracodawcę. Najlepiej, aby zasady te określał wewnętrzny regulamin wprowadzony w firmie.