Przeprowadzenie kapitalnego remontu nieruchomości lub kluczowych urządzeń czy maszyn wiąże się zazwyczaj z dużymi nakładami finansowymi. Remont ma na celu przywrócenie pierwotnego stanu technicznego i użytkowego środka trwałego. Oznacza to, że – w przeciwieństwie do ulepszenia (modernizacji) – koszty te nie podwyższają wartości początkowej obiektu i nie podlegają amortyzacji.

Jednorazowe ujęcie dużego wydatku bezpośrednio w koszty jednego miesiąca mogłoby drastycznie zniekształcić wynik finansowy firmy. W takich sytuacjach można rachunkowo wykazać wydatki na remont jako rozliczane w czasie (RMK). Z perspektywy ustawy o rachunkowości decydujące znaczenie mają dwie zasady: zasada współmierności przychodów i kosztów oraz zasada istotności. Jeżeli koszty remontu okresowego (przeprowadzanego np. raz na 3–5 lat) są na tyle wysokie, że zaburzyłyby obraz zyskowności przedsiębiorstwa w danym roku, kierownik jednostki ma prawo podjąć decyzję o rozłożeniu ich w czasie. Powinno to wynikać z polityki rachunkowości jednostki. Okres rozliczania w czasie powinien odpowiadać cyklowi użyteczności efektów tego remontu i zazwyczaj wynosi od 3 do maksymalnie 5 lat.

W obszarze podatków dochodowych wydatki na remont klasyfikowane są jako pośrednie koszty uzyskania przychodów. Rozliczanie kosztów w czasie dla celów bilansowych nie zobowiązuje ani nie uprawnia podatnika do takiego samego podziału na gruncie podatkowym.

Oznacza to, że dla celów PIT/CIT koszt remontu powinien zostać potrącony jednorazowo, w dacie jego poniesienia (czyli w dniu, w którym ujęto fakturę w księgach rachunkowych na jakimkolwiek koncie, w tym na koncie RMK).

Powstaje więc czasowa rozbieżność pomiędzy wynikiem finansowym (księgowym) a podstawą opodatkowania. W miesiącu zaksięgowania faktury koszt podatkowy będzie znacznie wyższy niż koszt bilansowy i trzeba go ująć na koncie pozabilansowym zespołu nr 9 ze znacznikiem INNE. W kolejnych miesiącach sytuacja się odwróci – comiesięczne odpisy z konta 64-0 będą obciążały wynik finansowy, ale będą stanowić koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów, oznaczane znacznikiem podatkowym PD_4 (NKUP). Powstaje różnica przejściowa, a jednostki mają w związku z tym obowiązek ustalania odroczonego podatku dochodowego i oznakowania znacznikami do celów wygenerowania pliku JPK KR PD.

Jeśli zostanie podjęta decyzja o rozliczaniu kosztów remontu w czasie, to wówczas ujęcie nakładów na remont w dacie ich poniesienia, można ująć:

a) koszty remontu np. dźwigu

– Wn konto 40-2,

– Ma konto 30 lub konto 21,

b) przeniesienie kosztów remontu do rozliczenia w czasie

– Wn konto 64-0 „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów”,

– Ma konto 49.

Wówczas odpisanie kosztów remontu w części przypadającej na dany okres sprawozdawczy można pokazać:

– Wn konto 55,

– Ma konto 64-0.