Przedsiębiorcy jako płatnicy przy weryfikacji obowiązków w podatku PIT powinni zwrócić szczególną uwagę na wypłacane pracownikom i innym osobom zwroty kosztów wykorzystania prywatnego samochodu elektrycznego do celów służbowych. W ostatnich latach pojawiło się dużo wątpliwości w zakresie ich opodatkowania lub wyłączenia z PIT.

Zwrot kosztów za używanie samochodów osobowych o napędzie elektrycznym do celów służbowych będących własnością prywatną pracownika, osoby zatrudnionej na podstawie umowy cywilnoprawnej oraz członka Rady Nadzorczej dokonany w wysokości rzeczywiście poniesionych przez nich kosztów udokumentowanych np. na podstawie paragonów, rachunków czy faktur korzystał będzie w całości ze zwolnień określonych odpowiednio w art. 21 ust. 1 pkt 16a (w przypadku pracowników) oraz art. 21 ust. 1 pkt 16b (w przypadku osób zatrudnionych w oparciu o umowy cywilnoprawne i członków Rady Nadzorczej) ustawy o PIT.

Stanowisko to potwierdza m.in. interpretacja Dyrektora KIS z 21 października 2026 r., sygn. 0114-KDIP3-2.4011.827.2026.2.JM. Jest to już kolejny przykład wydanej interpretacji z korzystnym stanowiskiem organu podatkowego. Płatnicy nie będą wykazywać zwrotu kosztów w sporządzanych rocznych informacjach PIT-11.

Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas: a) podróży służbowej pracownika, b) podróży osoby niebędącej pracownikiem – do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Odrębnymi przepisami są rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, a w zakresie dotyczącym zwrotu kosztów używania samochodu prywatnego w podróży służbowej rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Jednak powyższe rozporządzenia nie obejmują samochodów osobowych o napędzie elektrycznym, a więc w przypadku zwrotu kosztów przejazdu w podróży służbowej prywatnym samochodem osobowym o napędzie elektrycznym (lub innym, dla którego nie można określić pojemności skokowej silnika) nie ma zastosowania limit w wysokości iloczynu przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r.

Pamiętajmy o tym, że firma powinna wyrazić zgodę na odbywanie podróży własnym samochodem o napędzie elektrycznym niebędącym własnością pracodawcy. Dla osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę możliwość korzystania z prywatnego samochodu dla celów służbowych powinna wynikać z wewnętrznych regulaminów dotyczących planowania i rozliczania podróży służbowych. W przypadku osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych kwestia ta powinna być regulowana w zawieranych z nimi umowach. W przypadku natomiast członków Rady Nadzorczej możliwość korzystania z prywatnego samochodu i wynikający z tego obowiązek pokrycia kosztów powinien wynika z zapisów w statucie spółki.