Zbliża się rozliczenie roczne płatników podatku dochodowego w zakresie uzyskanych przez ich pracowników świadczeń pieniężnych i niepieniężnych. W 2023 roku nastąpiły m.in. zmiany w zakresie zwiększenia kwoty, jaką pracodawca musi wypłacić pracownikowi za korzystanie z prywatnego samochodu do celów służbowych.

Pracodawca i pracownik powinni zawrzeć umowę określającą zasady wykorzystywania pojazdu prywatnego do celów służbowych. Pracodawca może tym samym warunkować zwrot kosztów uprzednim zawarciem umowy, o której mowa w przepisach Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Nowela tego rozporządzenia z 2022 roku wprowadziła wyższe stawki za 1 km przebiegu pojazdu. Natomiast, obowiązujące przepisy prawa pracy nie nakładają na pracodawcę obowiązku zrekompensowania pracownikowi wydatku w postaci zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika tytułem wykorzystywania prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych, tak jak ma to miejsce w przypadku podróży służbowej zgodnie z kodeksem pracy.

W sytuacji nieotrzymania zwrotu poniesionych kosztów przez pracownika, byłby on zobowiązany do ich pokrycia z własnych środków. Przyjęcie dodatkowego świadczenia oferowanego przez pracodawcę leży w interesie pracownika, gdyż jest równoznaczne z uniknięciem przez niego wydatku jaki musiałby ostatecznie ponieść, gdyby pracodawca nie dokonał jego zwrotu. Stanowisko to zostało zaprezentowane m.in. przez Dyrektora KIS w interpretacji z 25 października 2023 r., sygn. 0115-KDIT2.4011.416.2023.1.ŁS. Również fakt wykonywania pracy w formie zdalnej nie przesądza o obniżeniu ryczałtu za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych. W tym zakresie istotne jest, czy pracownik w tym dniu dysponował samochodem (korzystał z samochodu do celów służbowych).

Zwrot kosztów poniesionych przez pracownika tytułem wykorzystywania prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych do jazd lokalnych związanych z działalnością firmy – stanowi dodatkowe świadczenie otrzymywane przez pracownika od pracodawcy, a w konsekwencji stanowi przychód pracownika w rozumieniu art. 11 ust. 1 i art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wolny od podatku dochodowego jest jedynie zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw.
Odrębnymi ustawami, do których odsyła art. 21 ust. 1 pkt 23b ww. ustawy są:

• ustawa z 5 września 2008 r. o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej „Poczta Polska” (tekst jedn.: Dz. U. z 2020 r. poz. 2064),
• ustawa z 28 września 1991 r. o lasach (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 1356),
• ustawa z 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 901),
• ustawa z 27 lipca 2001 r. o kuratorach sądowych (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 1095).

A więc, w pozostałych przypadkach zwrot taki stanowi przychód pracownika podlegający opodatkowaniu wraz z innymi przychodami ze stosunku pracy. Dodatkowo, zwrot opłat za parking i przejazd autostradą poniesionych przez pracownika korzystającego z prywatnego samochodu w czasie podróży służbowej stanowi przychód ze stosunku pracy zwolniony z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT i jest niezależny od zwrotu kosztów z tytułu korzystania z prywatnego pojazdu pracownika dla potrzeb odbycia podróży służbowej, który jest wolny od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 23 b) ustawy PIT.