W Krajowym Systemie e-Faktur nie będą miały obowiązku wczytywania faktur podmioty zagraniczne, z wyjątkiem tych, które posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, które bierze udział w transakcjach opodatkowanych podatkiem VAT.

Stałe miejsce prowadzenia działalności powstanie, jeżeli na terytorium państwa innego niż państwo, w którym podatnik posiada siedzibę działalności gospodarczej, będzie istniało zaplecze techniczne i personalne umożliwiające temu podmiotowi świadczenie usług, które wykonuje. Zgodnie z art. 11 ust. 3 Rozporządzenia 282/2011: na użytek stosowania art. 192a dyrektywy 2006/112/WE, fakt posiadania numeru identyfikacyjnego VAT sam w sobie nie jest wystarczający, by uznać, że podatnik posiada stałe miejsce prowadzenia działalności (SMPD).

TSUE w sprawie C-168/84 (Gunter Berkholz) wskazał, że aby miejsce, w którym podatnik wykonuje działalność gospodarczą można było uznać za stałe miejsce prowadzenia działalności, muszą być łącznie spełnione następujące przesłanki:

1. miejsce to musi się charakteryzować pewną minimalną skalą działalności oraz

2. muszą być w nim stale obecne zasoby personalne oraz techniczne konieczne do wykonywania działalności.

A więc samo prowadzenie takiej działalności na terenie danego kraju nie powoduje powstania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Przykładowo, podmiot nie będzie posiadał na terytorium Polski oddziału ani stałego przedstawicielstwa, jeśli nie upoważni żadnych podmiotów lub osób trzecich funkcjonujących na terytorium Polski do działania w charakterze przedstawicieli handlowych uprawnionych do pozyskiwania klientów oraz zawierania umów na jego rzecz oraz w jego imieniu. Podobnie umowy zawierane przez podmiot powinny być wówczas negocjowane i procesowane przez personel zlokalizowany w innym kraju, a wszelkie istotne decyzje dotyczące działalności gospodarczej podmiotu w Polsce podejmowane poza granicami kraju, ogólny zarząd nad działalnością gospodarczą na terytorium Polski (budżetowanie, strategię, planowanie etc.) sprawowany w sposób zdalny z terytorium innego kraju, itp.

Jeśli podmiot nie będzie posiadał stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, to zgodnie z art. 106ga ust. 2 pkt 1 ustawy VAT, w brzmieniu nadanym ustawą zmieniającą, podmiot nie będzie miał obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 lutego 2026 r. Stanowisko to prezentuje Dyrektor KiS w interpretacji z 25 września 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.478.2025.1.ABA czy w interpretacji z 27 maja 2025 r. sygn. 0114-KDIP1-2.4012.153.2025.1.RST.

Jest to ważne stanowisko dla podmiotów zagranicznych, które dalej chcą współpracować z kontrahentami polskimi zgodnie z wymogami ustawowymi, a więc w ich przypadku mogą, ale nie mają obowiązku wystawiania faktury ustrukturyzowanej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, zgodnie z art. 106ga ust. 4 ustawy, w brzmieniu nadanym ustawą zmieniającą.