Rozliczenie roczne podatników zbliża się wielkimi krokami i dotyczy również umów cywilnoprawnych, do których podatnicy otrzymali formularze PIT-11 od płatników. Zasady rozpoznawania kosztów uzyskania przychodów z tytułu zawartej umowy zlecenia określa art. 22 ust. 9 pkt 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tym przepisem koszty uzyskania niektórych przychodów określa się z tytułów wskazanych w art. 13 pkt 2, 4-6 i 8 – w wysokości 20% uzyskanego przychodu, z tym że koszty te oblicza się od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe, których podstawę wymiaru stanowi ten przychód.

Natomiast, jeżeli podatnik udowodni, że koszty uzyskania przychodów były wyższe niż wynikające z zastosowania normy procentowej, koszty uzyskania przyjmuje się w wysokości kosztów faktycznie poniesionych. (art. 22 ust. 10 tej ustawy PIT). Jest to różnica w porównaniu do przychodów ze stosunku pracy, gdyż z tzw. etatów koszty nie podlegają elastycznemu podwyższeniu. Przy umowach zlecenie jest to możliwe w sytuacji, gdy:

• „rzeczywiste” koszty poniesione w celu uzyskania tego przychodu przewyższają wartość kosztów ustaloną na podstawie art. 22 ust. 9 pkt 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych;
• fakt poniesienia „rzeczywistych” kosztów uzyskania przychodów w takiej „wyższej” wartości jest udowodniony.

Ustalając wysokość kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z art. 22 ust. 10 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, można uwzględnić tylko te wydatki, których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem przychodu z danego źródła. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów. Podatnik kwalifikując poniesione wydatki do kosztów uzyskania przychodów powinien kierować się podstawową zasadą zaistnienia związku pomiędzy poniesionym kosztem, a możliwością osiągnięcia z tego tytułu przychodu, gdyż to na nim spoczywa ciężar udowodnienia, że jego poniesienie ma (lub może mieć) wpływ na wysokość osiąganych przychodów.

Za udokumentowanie wydatku należy przyjąć każdy dokument, z którego będzie wynikał fakt jego poniesienia i związek z uzyskanym przychodem. Dokumentami takimi mogą być rachunki, faktury, dowody przelewów bankowych oraz inne dokumenty potwierdzające ponoszone wydatki związane np. z zakupem towarów i usług niezbędnych do wykonania zlecenia.
Z dokumentów tych powinno wynikać kto, kiedy i jaki wydatek poniósł. Do przykładowych kosztów uznawanych przy umowach zlecenia można zaliczyć m.in. koszty noclegu i wyżywienia, koszty związane z zakupem sprzętu komputerowego oraz drukarki, koszty związane z zakupem literatury specjalistycznej, itp. (m.in. interpretacja Dyrektora KiS z 14 lutego 2024 r., sygn. 0112-KDIL2-1.4011.34.2024.1.KF).

Warto więc sprawdzić przed zamknięciem rozliczenia rocznego PIT-37 czy PIT-36 za 2023 rok czy podatnik, który wykonywał umowy zlecenia posiada rachunki dokumentujące poniesione wydatki, które są z datami wystawienia z 2023 roku. Nawet niewielkie różnice w kosztach uzyskania przychodu mogą zadecydować o wysokości łącznego dochodu w zeznaniu i pozwalać obniżyć go tak aby podatnik zmieścił się w I progu podatkowym a podatek był płacony w wysokości 12%.