Certyfikat rezydencji stanowi zaświadczenie o miejscu zamieszkania podatnika dla celów podatkowych, wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca zamieszkania podatnika i ma zastosowanie do wszelkich przychodów, do których odnosi się właściwa umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania.

W innych państwach rok podatkowy może być tożsamy lub różny od roku kalendarzowego.

W przypadku otrzymania certyfikatu rezydencji zawierającego wskazanie w jego treści roku podatkowego polski podatnik nie jest w stanie precyzyjnie określić okresu, w którym dany certyfikat jest ważny. Przykładowo mogą zaistnieć warianty:

• rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym;
• rok podatkowy nie pokrywa się z rokiem kalendarzowym i zaczyna się w dowolnym lub określonym miesiącu wskazanego roku kalendarzowego czy też kończy się w dowolnym lub określonym miesiącu wskazanego roku kalendarzowego.

Organy podatkowe potwierdzają (m.in. Dyrektor KiS w interpretacji z 17 września 2025 r. sygn. 0115-KDIT1.4011.511.2025.1.MN), że okres trwania roku podatkowego u odbiorcy należności nie zalicza się do okoliczności podlegających szczególnej weryfikacji w ramach należytej staranności. Jako płatnik podatku dochodowego w przypadkach niejednoznacznych nie ma obowiązku dochodzenia we własnym zakresie, jaki rok podatkowy ma podatnik przedkładający certyfikat rezydencji.

Kolejna kwestia to data ważności certyfikatu rezydencji. Czy certyfikat posiadający datę wystawienia i potwierdzający rezydencję podatkową na dzień wystawienia, będzie ważny przez kolejnych 12 miesięcy od dnia wystawienia certyfikatu na podstawie art. 26 ust. 1i ustawy CIT? Organy podatkowe wskazują (m.in. interpretacja Dyrektora KiS z 17 czerwca 2024 r. sygn. 0111-KDIB1-2.4010.201.2024.2.MK), że ustawa o podatku dochodowym nie wymaga od płatnika posiadania certyfikatu rezydencji potwierdzającego siedzibę podatnika na dzień wypłaty należności z tytułów wymienionych w art. 21 ust. 1 oraz w art. 22 ust. 1 tej ustawy CIT w momencie dokonywania tej wypłaty.

W większości przypadków nie ma możliwości uzyskania takiego dokumentu w dniu wypłaty tych należności. Natomiast, jeżeli w certyfikacie wskazano okres jego ważności, dla płatnika istotne jest, czy w dacie wypłaty świadczenia okres ten nie upłynął. Certyfikat rezydencji musi potwierdzać fakt rezydencji podatkowej w dacie uzyskania dochodu.

O formie certyfikatu rezydencji, który jest wydawany dla podmiotu zagranicznego przez organ podatkowy działający w państwie, w którym dany podmiot posiada miejsce zamieszkania bądź siedzibę, decydują przepisy wewnętrzne tego państwa. Jeżeli zgodnie z przepisami wewnętrznymi danego państwa, właściwy organ podatkowy może wydać certyfikat rezydencji podatkowej, który dotyczy więcej niż jednego podatnika, a z jego treści wynika, że wszystkie wymienione w nim podmioty mają miejsce zamieszkania lub siedzibę dla celów podatkowych w tym kraju, to polski organ podatkowy powinien zaakceptować taki dokument jako certyfikat rezydencji.