Wprowadzenie pełnej elektronizacji fakturowania zmienia sposób realizacji rozliczeń w wielu firmach. Nowy model pracy z fakturami w Krajowym Systemie e-Faktur wpływa nie tylko na księgowość, ale też na przepływy pieniężne, komunikację z kontrahentami oraz procesy wewnętrzne związane z akceptacją dokumentów. Coraz więcej organizacji analizuje, w jaki sposób KSeF zmienia ich codzienną pracę i jakie korzyści może przynieść uporządkowanie praktyk związanych z rozliczeniami.

KSeF a obowiązkowy split payment

Mechanizm podzielonej płatności jest stosowany w wielu branżach od lat, a jego zasady pozostają aktualne również w środowisku elektronicznego fakturowania. Integracja procesu z Krajowym Systemem e-Faktur ułatwia identyfikację dokumentów objętych obowiązkiem MPP, ponieważ struktura e-faktury zawiera odpowiednie oznaczenia. Dzięki temu KSeF split payment pozwala szybciej wychwycić faktury wymagające rozdzielenia płatności na rachunek VAT i rachunek główny kontrahenta. W efekcie maleje ryzyko pomyłek.

Wpływ KSeF na płynność finansową

Swobodny dostęp do danych sprawia, że w KSeF cash flow staje się obszarem, który można monitorować bardzo dokładnie. Przedsiębiorstwa, które do tej pory borykały się z opóźnieniami wynikającymi z późnego otrzymywania faktury, zyskują większą przewidywalność. Ujednolicenie momentu wystawienia dokumentu i gwarantowana pewność dostarczenia go do obiorcy znacznie ułatwiają planowanie wydatków i analizę sezonowych zmian płynności. KSeF wspiera funkcjonowanie działów kontrolingu, które będą mogły reagować sprawniej.

Kontrola płatności dzięki danym z KSeF

Skupienie dokumentów w jednym miejscu pozwala usprawnić proces nadzorowania zobowiązań. Dane pomagają budować przejrzyste harmonogramy, a dzięki KSeF płatności stają się łatwiejsze do powiazania z konkretnymi transakcjami. Zmniejsza się ryzyko dublowania przelewów, gubienia faktur przesyłanych mailowo lub braku możliwości zweryfikowania daty wpływu dokumentu. Transparentność sprzyja współpracy między działami finansów a zakupów.

Automatyzacja MPP i procesów finansowych

Rozwiązania cyfrowe umożliwiają stopniowe odciążenie zespołów administracyjnych. Integracja mechanizmu podzielonej płatności z centralnym systemem faktur sprawia, że MPP KSeF można obsługiwać częściowo automatycznie. Systemy finansowo-księgowe rozpoznają oznaczenia na fakturach i inicjują przelew zgodnie z zasadami MPP. W coraz większej liczbie organizacji pojawiają się także narzędzia, które wspierają automatyzację płatności KSeF, np. automatyczne generowanie paczek przelewów, szybsze uzgadnianie danych czy eliminowanie błędów wynikających z ręcznego przepisywania informacji. Dzięki temu procesy stają się bardziej uporządkowane, a procesy mniej czasochłonne. Warto pamiętać, że wdrażanie nowych rozwiązań technologicznych wymaga odpowiednio przygotowania pracowników, dlatego szkolenie zespołów jest kluczowe przy budowanie efektywnego systemu rozliczeń.

Jak uniknąć błędów i opóźnień płatniczych

Wprowadzenie KSeF nie eliminuje konieczności zachowania ostrożności w codziennych zadaniach finansowych. Aby zmniejszyć liczbę pomyłek, warto ustalić jasne procedury: kto odpowiada za kontrolę danych, w jaki sposób weryfikowane są oznaczenia MPP oraz jak wygląda obieg informacji między księgowością, zakupami i działami operacyjnymi. Przejrzysta komunikacji z kontrahentami i śledzenie zmian publikowanych przez administrację publiczną sprawiają, że codzienna praca z fakturami w KSeF stanie się bezpieczniejsza i przewidywalna.