Podatnicy po wdrożeniu KSeF będą mogli dokonywać wizualizacji faktury i wysyłać ją swoim odbiorcom w sposób z nimi uzgodniony. Wizualizacja faktury co do zasady powinna być odzwierciedleniem pliku xml wysłanego do KSeF. Posługiwanie się fakturą ustrukturyzowaną poza KSeF wymaga również opatrzenia jej kodem QR (z odpowiednim napisem zawierającym numer KSeF faktury), a w przypadku faktur wystawianych w trybie OFFLINE i nieprzesłanych jeszcze do KSeF, dwoma kodami QR (z napisami „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”).

Czy będzie istniał obowiązkowy wzór wizualizacji?

W momencie wprowadzenia obowiązkowego KSeF nie zostanie wprowadzony jeden, obowiązujący wzór wizualizacji e-Faktury w przypadku przekazywania faktury nabywcy w sposób uzgodniony lub w sytuacji posługiwania się fakturą ustrukturyzowaną poza systemem. Dostawcy aplikacji do wystawiania faktur mogą tworzyć własne wizualizacje, dostosowane do potrzeb swoich klientów.

Co ma zawierać wizualizacja faktury?

O sposobie prezentacji poszczególnych danych na wizualizacji decyduje wystawca faktury. Faktura w formie zwizualizowanej jest pochodną przesłanego do KSeF pliku xml, należy zadbać o:

• jej spójność w porównaniu do zawartości pliku xml faktury przesłanego do KSeF,
• czytelność dokumentu poprzez odpowiedni, logiczny układ danych w wizualizacji,
• brak sprzeczności pomiędzy zawartością pliku xml przesłanego do KSeF, przyjętego przez system a treścią wizualizacji.

Wizualizacja, poza danymi znajdującymi się w pliku xml, może zawierać jednak dodatkowe dane typu logo firmy czy np. kontakt do biura obsługi klienta, które z punku widzenia systemowego nie mają znaczenia.

Czy wizualizacja może być wygenerowana w języku obcym?

Wizualizacja e-Faktury może zawierać informacje w języku obcym. Możliwe jest wystawienie faktury w języku polskim (tj. plik xml w języku polskim), a następnie jej zwizualizowanie w języku obcym lub np. zastosowanie wizualizacji w dwóch językach równocześnie. Kluczowe jest jednak, aby dane umieszczone na wizualizacji (w języku obcym) pod względem merytorycznym odpowiadały zawartości pliku xml faktury w języku polskim.

Funkcjonalność – wizualizacja faktury będzie szczególnie ważna przy transakcjach zagranicznych, ale również przy przekazywaniu faktur np. dla biura rachunkowego po ich opisaniu.