Faktury dotyczące dostaw towaru najczęściej uwzględniają koszty transportu, którym jest obciążany klient. Jednak w przededniu wejścia Krajowego Systemu e-Faktur warto sprawdzić czy faktura za dostawę towaru wraz z transportem jest dobrze wystawiana.
Co do zasady każde świadczenie dla celów opodatkowania podatkiem od towarów i usług powinno być traktowane jako odrębne i niezależne. Jednak w sytuacji, gdy kilka świadczeń obejmuje z ekonomicznego punktu widzenia jedną czynność, czynność ta nie powinna być sztucznie dzielona dla celów podatkowych. Występuje jedno świadczenie (w postaci danej dostawy towarów), do wartości którego są wliczone koszty dodatkowe dostawy, tj. koszty transportu.
Z dokumentu poświadczającego dokonanie danej dostawy musi jednoznacznie wynikać, że przedmiotem transakcji jest dostawa towaru, a nie dostawa towaru i usługi transportu. Koszty transportu doliczone do sprzedaży towaru, nie stanowią wynagrodzenia z tytułu wykonania samodzielnej usługi, lecz są to koszty dodatkowe podstawowej czynności jaką jest sprzedaż towaru. W tym przypadku koszty transportu są kosztami związanymi ze świadczeniem głównym (dostawą towarów), kształtując kwotę ostateczną żądaną od nabywcy z tytułu dostawy towarów (świadczenia głównego).
Gdy przedmiotem jednej dostawy są towary opodatkowane różnymi stawkami (tzn., gdy na jednej fakturze są wyszczególnione towary opodatkowane różnymi stawkami podatku np. 8 i 23%), wówczas koszty dostawy (transportu) należy przyporządkować proporcjonalnie do podstawy opodatkowania poszczególnych towarów opodatkowanych różnymi stawkami i do kosztów tych zastosować taką samą stawkę, jak dla towarów, z którymi są związane.
Na fakturze dokumentującej sprzedaż towarów – w tej jej części, która zawiera elementy obligatoryjne w świetle przepisów prawa – powinna widnieć tylko jedna pozycja, odnosząca się do dostawy towarów. Zgodnie z art. 29a ust. 1 w zw. z art. 29a ust. 6 ustawy VAT ta pozycja na fakturze powinna zawierać zsumowaną (łączną) wartość świadczenia głównego (dostawy towarów) oraz świadczenia pomocniczego (kosztów transportu). Koszty transportu towarów sprzedawanych w ramach dostawy towarów nie mogą być ujmowane jako osobna pozycja na fakturze. Stanowisko to potwierdza ostatnia interpretacja Dyrektora KiS z 17 października 2025 r. sygn. 0112-KDIL1-3.4012.649.2025.2.KK.
Elementy faktury określone w przepisach prawa podatkowego nie są jedynymi, które mogą być zamieszczone na fakturze. Ustawodawca nie ograniczył prawa podatnika do zamieszczania na fakturach dodatkowych informacji. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby – po wypełnieniu obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego – można było umieścić w części informacyjnej faktury tzw. uwagi lub na oddzielnym załączniku do niej, dodatkowe informacje skierowane do nabywcy, np. wyszczególnić elementy składowe danego świadczenia wraz z informacją o wartościach tych elementów (także kosztów transportu towarów). W KSeF będzie również możliwe wczytanie faktury z załącznikiem, w którym sprzedawca może wskazać szczegółowe koszty transportu wliczone w cenę towaru.