Zakup roweru elektrycznego staje się coraz częstszym zakupem firmowym, szczególnie w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych, ale również do korzystania przez pracowników. Korzystne zasady rozliczenia jego zakupu dotyczą zarówno podatku VAT, jak i dochodowego.

Podatnik na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy VAT może obniżyć kwotę podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od zakupu roweru elektrycznego w zakresie, w jakim będzie on wykorzystywany do czynności opodatkowanych. Nie ma tu ograniczenia odliczenia do 50% kwoty z faktury. Zakupiony rower zwykle służy w firmie jako środek transportu do załatwiania spraw (np. u notariuszy, w urzędach, sądach, u niektórych klientów) związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Wydatki na zakup roweru elektrycznego można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów przez odpisy amortyzacyjne, zgodnie z art. 22a ust. 1 pkt 2 w zw. z art. 22f ust. 1 ustawy o PIT. Odpisów tych dokonuje się od wartości początkowej roweru elektrycznego ustalonej zgodnie z art. 22g ust. 1 pkt 1 ustawy w zw. z art. 22g ust. 3 tej ustawy. Tu również nie ma limitu kwotowego, jaki jest stosowany przy samochodach osobowych.

Jeśli firma jako pracodawca planuje udostępnić rowery elektryczne pracownikom, powinna ustalić zasady ich wykorzystania i ponoszenia odpłatności. Można również podpisać umowę na długoterminowy najem rowerów od innej firmy w celu udostępnienia ich pracownikom. Udostępnienie rowerów pracownikom można rozpatrywać w kontekście przychodu, ale tylko w sytuacji, gdy pracownicy będą korzystali z nich nieodpłatnie lub częściowo odpłatnie. Natomiast w sytuacji, gdy pracownicy poniosą pełną odpłatność za użytkowanie tych rowerów, to nie uzyskają przychodu.

W przypadku udostępniania pracownikom nieodpłatnie rowerów elektrycznych powstaje u nich przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń, zaliczany do przychodów ze stosunku pracy. Przychód ten podlega opodatkowaniu. Wartość pieniężną tego świadczenia należy ustalić na podstawie cen rynkowych, jakie obowiązują dla tożsamych usług.

Jeśli do ponoszenia kosztów związanych z użytkowaniem tych rowerów zobowiązani są pracownicy, to miesięczna wartość świadczenia powinna być określona na podstawie iloczynu ceny rynkowej, jaka obowiązuje za godzinny najem (udostępnienie) roweru elektrycznego (w którym opłaty związane z użytkowaniem roweru ponosi korzystający a nie właściciel) i ilości godzin przeznaczanych w miesiącu na dojazd do pracy. Wskazuje na to m.in. interpretacja Dyrektora KIS z 17 października 2024 r., sygn. 0112-KDWL.4011.93.2024.2.DK.

Zakupiony rower, jeśli będzie wykorzystywany w firmie przez okres dłuższy niż rok powinien być ujęty jako środek trwały w grupie 7 pod numerem KŚT 790 Pozostałe formy transportu i amortyzowany według stawki 18% rocznie, jeśli podatnik wybierze metodę amortyzacji liniowej. W strukturze JPK ŚT wysyłanej do urzędu skarbowego będzie widoczny również wtedy, jeśli jest przedmiotem leasingu finansowego.