Przedsiębiorcy niejednokrotnie mają problem z właściwym udokumentowaniem poniesionego wydatku, jeśli nie dostaną od dostawcy faktury lub rachunku. W celu wykazania związku pomiędzy kosztem a przychodem podatnik powinien dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. W tym kontekście szczególnie istotne są zalecenia zawarte w ustawie o rachunkowości.

W myśl art. 21 ustawy o rachunkowości, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Jednak, zapisy dokonywane w księgach nie mogą tworzyć ani też modyfikować materialnego prawa podatkowego. Przepisy ustawy o rachunkowości określają jedynie sposób prowadzenia ksiąg i jako takie nie mogą rozstrzygać o tym, co jest, a co nie jest kosztem uzyskania przychodów. Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania.

To na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów, podmiot ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Organy podatkowe potwierdzają, że koszty uzyskania przychodu mogą zostać również udokumentowane np. w postaci wyciągu i elektronicznego potwierdzenia zakupu (m.in. Dyrektor KiS w interpretacji z dnia 7 listopada 2024 r., sygn. 0111-KDIB1-3.4010.511.2024.4.DW).

Dyrektor KiS w interpretacji indywidualnej z dnia 10 października 2019 r., sygn.. 0112-KDIL3-1.4011.227.2019.1.GM stwierdził, że brak możliwości zaewidencjonowania danych wydatków z uwagi na brak posiadania przez podatnika wymaganej formy ich udokumentowania nie oznacza automatycznego braku możliwości uznania ich za koszt uzyskania przychodu w rozumieniu ustawy o PIT. Jeżeli podatnik w inny sposób rzetelnie udokumentuje poniesienie kosztu podatkowego, powinien to uwzględnić w trakcie roku podatkowego w bieżącej zaliczce na podatek, jak również w rocznym rozliczeniu podatku dochodowego.

Podobna sytuacja ma miejsce w przypadku możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków ponoszonych przez przedsiębiorców na nabycie przedmiotów na aukcjach internetowych od osób nieprowadzących działalności gospodarczej.  W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności (art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości).