Otrzymane zapłaty za towary na rachunek bankowy powinny więc być zaewidencjonowane przy użyciu kasy rejestrującej niezwłocznie, jak najszybciej po otrzymaniu informacji z banku o dokonanej wpłacie, tj. w dniu następnym, jeżeli informację o wpływie środków podatnik otrzymuje już po godzinach pracy lub pierwszego dnia pracy następującego po dniach wolnych od pracy. Przykładowo, w sytuacji, gdy płatność zostanie dokonana po godzinach pracy np. w dniu 24 kwietnia 2023 r. po godzinie 16:00 podatnik powinien tą wpłatę zaewidencjonować na kasie fiskalnej niezwłocznie, jak najszybciej po otrzymaniu informacji z banku. Będzie to dzień następny, czyli 25 kwietnia 2023 r. To na podatniku spoczywa obowiązek rzetelnego udokumentowania dokonywanych transakcji w urządzeniach księgowych tak, by odzwierciedlały faktyczny ich przebieg, wobec czego, może on dokonywać odpowiednich zapisów w prowadzonych ewidencjach celem ułatwienia powiązania dokonanych przez klienta wpłat z odpowiednimi dokumentami fiskalnymi.

Techniczne przeszkody w pozyskiwaniu informacji dotyczących dokonanych transakcji, nie mogą mieć wpływu na prawidłowe określenie zobowiązania podatkowego. W ocenie organów podatkowych, przedsiębiorca zobowiązany jest tak zorganizować i prowadzić odpowiednie urządzenia ewidencyjne, aby nie doprowadzić do naruszenia obowiązku podatkowego (m.in. Dyrektor KIS w interpretacji podatkowej z 13 kwietnia 2023 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.146.2023.1.KP). Jeśli dochodzi do błędu w ewidencjonowaniu, to konieczne jest skorygowanie wartości sprzedaży. Kasy fiskalne nie mają możliwości korekt paragonów na bieżąco i nie udostępniają paragonów korygujących, konieczne będzie zatem wystawienie dokumentu wewnętrznego. Podatnik więc, w przypadku popełnienia oczywistej pomyłki podczas rejestracji na kasie (w tym opóźnienia w ewidencji na kasie) jest zobowiązany do niezwłocznego dokonania jej korekty. Aby to zrobić, niezbędna jest ewidencja oczywistych pomyłek na kasie fiskalnej, w której należy ująć:
 

• błędnie zewidencjonowaną sprzedaż (wartość sprzedaży brutto oraz wartość podatku należnego),
• krótki opis, dotyczący przyczyny oraz okoliczności, w których zaszła pomyłka,
• dołączyć oryginał paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, podczas której nastąpiła oczywista pomyłka.

Oznacza to, że błędnie fiskalizowana sprzedaż powinna być zatem ujęta w ewidencji pomyłek – szczególnie jeśli ewidencjonowanie nastąpiło z opóźnieniem na przełomie miesiąca, przykładowo 1 czerwca zamiast 31 maja. Wówczas in minus w czerwcu, in plus w maju, konieczne jest wówczas dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż do ewidencji – § 3 ust. 4 i 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. W JPK należy taką sprzedaż wykazać w maju.
dr Małgorzata Rzeszutek

doradca podatkowy