Wydatki na reklamę i uczestnictwo w branżowych konferencjach i targach zagranicznych są ponoszone przez wielu przedsiębiorców. Ważne jest ich rozliczenie podatkowe – m.in. kwalifikacja w podatku VAT ale również z punktu widzenia kosztów uzyskania przychodu, możliwe są także do zastosowania ulgi.

Przy ponoszeniu wydatków z tytułu uczestnictwa w targach zagranicznych w firmie nie wystąpią obowiązki płatnika w zakresie poboru podatku u źródła. Płatności dokonywane na rzecz podmiotów zagranicznych z tytułu usług kompleksowej obsługi uczestnika targów nie są wypłatami z tytułów określonych w art. 21 ust. 1 ustawy CIT, nie są także świadczeniami o charakterze podobnym do czynności wymienionych w tym przepisie, w szczególności do usług reklamowych. W związku z czym nie podlegają one poborowi zryczałtowanego podatku dochodowego. Podobne stanowisko znajdziemy w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 2 marca 2021 r., nr 0111-KDIB1-2.4010.549.2020.2.BG.

Dla prawidłowej kwalifikacji wydatków ponoszonych w związku z udziałem w targach pod kątem możliwości obciążenia nimi firmowych kosztów najważniejszą kwestią jest jasne ustalenie głównego celu udziału w takiej imprezie oraz wskazanie potencjalnych korzyści oczekiwanych w związku z uczestnictwem w niej. Koszty związane z udziałem w targach są dla podatnika kosztem pośrednim. Koszty uczestnictwa w targach obejmują zwykle opłaty za:

• organizację miejsca wystawowego, np. za wstęp na targi dla pracowników spółki,
• zakup zabudowy stoiska, zakup mebli na stoisko,
• wykonanie grafik na stoisko targowe, montaż i demontaż stoiska targowego,
• koszty kolacji z zainteresowanymi, potencjalnymi klientami podczas targów,
• zakup biletów lotniczych dla pracowników,
• zakwaterowanie i wyżywienie dla pracowników – w szczególności koszty noclegów pracowników delegowanych na targi oraz koszty diet pracowników.

Przedsiębiorcy często wydatki związane z wyjazdem na targi chcą objąć ulgą prowzrostową na podstawie 18eb ustawy o CIT. Podatnik może odliczyć wydatki na organizację miejsca wystawowego. Również wydatki na zakupu biletów lotniczych dla pracowników oraz zakwaterowanie i wyżywienie dla pracowników (koszty noclegów pracowników delegowanych na targi i koszty diet) można zaliczyć do kosztów wymienionych w art. 18eb ust. 7 pkt 1 ustawy CIT, jako koszty uczestnictwa w targach. Przedsiębiorca musi jednak zwracać uwagę, w jakim charakterze występują tam pracownicy.

Wyjazdy na targi polskie oraz zagraniczne w celu weryfikacji konkurencji i badania trendów w organizacji stoisk targowych, a także zagraniczne wyjazdy pracowników do potencjalnych kontrahentów nie są związane wprost z promowaniem produktów podatnika na targach. Takie stanowisko zajął Dyrektor KiS w interpretacji z 27 października 2023 r. (sygn. 0111-KDIB1-3.4010.434.2023.2.AN). Wyjazdy na targi polskie oraz zagraniczne służą wówczas jedynie weryfikacji konkurencji i badania trendów w organizacji stoisk targowych. Nie promują więc produktów podatnika. Ponadto, jeśli zagraniczne wyjazdy pracowników do potencjalnych kontrahentów nie są organizowane na terenie targów, lecz w siedzibach zainteresowanych podmiotów, to nie mogą być utożsamiane ze zdarzeniem, jakim są targi.

Dlatego też polscy podatnicy muszą zawsze wydatek związany z uczestnictwem w targach powiązać z reklamą swojej firmy i aktywnym jej uczestnictwem podczas imprezy wystawienniczej, uzupełniającym dowodem może być dokumentacja fotograficzna, materiały reklamowe, krótkie filmy w social mediach, itp.