Niskocenne składniki majątku, jeśli spełniają definicję środków trwałych, mogą być wykazywane przez jednostki w pliku JPK ŚT KR. Jednak można skorzystać z uproszczeń i ujmować je bezpośrednio w koszty, dzięki temu struktura będzie zawierała mniejszą liczbę wierszy i tym samym mniej danych do weryfikacji przed wysyłką do urzędu skarbowego.

Jeżeli składnik majątku, którego wartość początkowa nie przekracza 10.000 zł nie zostaje uznany za środek trwały, wówczas w zakresie rozliczenia wydatku poniesionego na jego nabycie zastosowanie znajduje art. 22d ust. 1 ustawy PIT i art. 16d ust. 1 ustawy CIT. Taki wydatek zalicza się bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów – w miesiącu oddania składnika majątku do używania. Traktuje się go jako składnik firmowego wyposażenia (niebędący środkiem trwałym).

Uznanie składnika majątku za wyposażenie decyduje, że nie mają do niego zastosowania przepisy dotyczące ulepszenia zawarte w ustawach podatkowych. Wynikające z tych przepisów skutki związane z podwyższeniem wartości początkowej o wydatki na ulepszenie dotyczą wyłącznie środków trwałych. W przepisach brak jest uregulowań dotyczących podwyższania wartości początkowej wyposażenia o nakłady na jego ulepszenie.

Wydatki związane z tymi nakładami podlegają zaliczeniu bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów, stanowią tzw. koszty pośrednie, należy zaliczyć je do kosztów w dacie poniesienia. Można dodatkowo prowadzić pozabilansową ewidencję ilościową, która będzie pomocna przy kontroli majątku obrotowego.

Natomiast, gdy wartość początkowa zakupionych środków trwałych nie przekracza 10.000 zł, to samo wprowadzenie ich do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w sposób zbiorczy, pod jednym numerem inwentarzowym, nie wyklucza uprawnienia do dokonania w odniesieniu do nich jednorazowego odpisu amortyzacyjnego w miesiącu oddania do używania, albo w miesiącu następnym (zgodnie z art. 16f ust. 3 ustawy CIT). Wskazuje na to m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 7 listopada 2023 r., nr 0114-KDIP2-2.4010.489.2023.1.AP.

Porównując, dla celów rachunkowych – na mocy art. 32 ust. 6 ustawy o rachunkowości – dla środków trwałych o niskiej jednostkowej wartości początkowej można ustalać odpisy amortyzacyjne w sposób uproszczony, polegający na dokonywaniu zbiorczych odpisów dla grup środków trwałych zbliżonych rodzajem, z klasyfikacją do tej samej grupy KŚT i przeznaczeniem lub jednorazowym odpisaniu wartości tego rodzaju środków trwałych. Wiele jednostek posiada w swojej ewidencji środków trwałych już w pełni zamortyzowane, niskocenne środki trwałe, które będą widoczne w nowej strukturze JPK ŚT KR za 2026 rok. Warto więc sprawdzić – najlepiej poprzez inwentaryzację – czy wszystkie z tych środków trwałych są nadal zdatne do użytku, tak aby wykazać tylko te, które są używane a resztę poddać likwidacji i wyksięgowaniu ze środków trwałych.