W okresie przygotowań do zamknięcia roku niektóre przedsiębiorstwa powinny sprawdzić, czy we właściwej wysokości dokonały wpłat na ZFŚŚ. ZFŚS tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych (art. 5 ust. 1 ustawy o ZFŚS). Wysokość odpisu podstawowego na jednego zatrudnionego stanowi odpowiedni procent przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeśli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą.

W myśl art. 16 ust. 1 pkt 9 ustawy CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów i wpłat na różnego rodzaju fundusze tworzone przez podatnika. Kosztem takim są jednak:

a) podstawowe odpisy i wpłaty na te fundusze, jeżeli obowiązek lub możliwość ich tworzenia w ciężar kosztów określają odrębne ustawy,
b) odpisy i zwiększenia, które w rozumieniu przepisów o ZFŚS obciążają koszty działalności pracodawcy, jeżeli środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń zostały wpłacone na rachunek ZFŚS.

Odpisy i zwiększenia ZFŚS będą więc kosztem podatkowym, jeśli obciążyły koszty działalności pracodawcy oraz zostały wpłacone na wyodrębniony rachunek bankowy ZFŚS.

Oprócz odpisów i zwiększeń na Fundusz, które u pracodawcy obciążają jego koszty działalności, środki Funduszu zwiększa się obligatoryjnie o przysporzenia, o których mowa w art. 7 ust. 1 ustawy o ZFŚŚ, przykładowo: darowizny, odsetki od środków Funduszu, wpływy z oprocentowania pożyczek udzielonych na cele mieszkaniowe, przychody z tytułu sprzedaży, dzierżawy i likwidacji środków trwałych służących działalności socjalnej itd. Środki Funduszu mogą być dodatkowo zwiększone dobrowolnie z zysku netto do podziału. Zgodnie z art. 7 ust. 4 ustawy o ZFŚŚ, przedsiębiorcy mogą dodatkowo zwiększać środki Funduszu z zysku netto do podziału, a spółdzielnie z nadwyżki bilansowej.

Należy zauważyć, że zwiększenia środków ZFŚŚ, o których mowa w art. 7 ustawy o ZFŚS, w tym także na podstawie ust. 4 (zwiększenia z zysku netto) mają charakter przychodowy, a nie kosztowy. Tym samym zwiększenia te jako niewymienione w art. 6 ust. 1 ww. ustawy nie obciążają kosztów działalności pracodawcy. W związku z powyższym na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b ustawy CIT również wpłaty na Fundusz dokonane ze środków zgromadzonych na kapitale zapasowym, które pochodzą z wypracowanego zysku netto, nie będą mogły stanowić kosztów uzyskania przychodów (pismo z dnia 8 listopada 2019 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, 0111-KDIB2-1.4010.365.2019.2.AR).

Trzeba również uwzględnić przepis art. 6 ust. 1 ustawy o ZFŚS, z którego wynika, iż tylko odpisy i zwiększenia, o których mowa w art. 3-5 i 6a ustawy o ZFŚS, obciążają koszty działalności pracodawcy. Oznacza to, że tylko takie odpisy i zwiększenia ZFŚS mogą stanowić koszty uzyskania przychodów (interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 27 kwietnia 2021 r., nr 0111-KDIB1-2.4010.14.2021.2.MZA)

Osiągnięty przez spółkę z o.o. zysk netto może zostać przeznaczony przykładowo na wypłatę dywidendy, utworzenie lub zwiększenie kapitału zapasowego i rezerwowego, nagrody dla pracowników, zasilenie ZFŚS, pokrycie straty z lat ubiegłych, utworzenie funduszu inwestycyjnego lub na inne cele. W księgach rachunkowych przekazanie zysku na ww. cele ujmuje się po stronie Wn konta zespołu nr 8-rozliczenie wyniku, w korespondencji z kontem, na którym ewidencjonuje się tytuł, na jaki określona część zysku została przeznaczona.