Od lutego bieżącego roku część podatników wystawia faktury dla kontrahentów zagranicznych w formie ustrukturyzowanej, a następnie wysyła je mailowo lub w inny uzgodniony sposób. Wizualizacja faktury wystawianej w KSeF przekazywana podmiotom zagranicznym w sposób z nimi uzgodniony zawiera oznaczenie kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.

Faktura, a tym samym faktura ustrukturyzowana, będąca fakturą wystawioną przy użyciu KSeF (wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę) w tym systemie i jej wizualizacja udostępniana nabywcy, musi zawierać wszystkie wymagane przepisami prawa elementy określone przede wszystkim w art. 106e ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 4 pkt 5 ustawy o języku polskim, językiem urzędowym jest język polski. Dlatego dane zawarte na fakturach w KSeF powinny być wyrażane w języku polskim. Dopuszczalne jest jednak stosowanie obok nazw polskich także nazw wyrażonych w języku obcym. Dyrektor KiS w interpretacji z 3 lipca 2025r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.333.2025.2.AMA wskazuje, że art. 7 ustawy o języku polskim nakłada na wystawcę faktury ustrukturyzowanej i jej wizualizacji wyraźny obowiązek sporządzenia jej w języku polskim w przypadku dokumentowania czynności z polskim konsumentem, a także w przypadku czynności dokonywanych przez jednostki prawa publicznego.

W kontekście wizualizacji faktury ustrukturyzowanej istotne jest, aby informacje zawarte w wizualizacji nie zaburzyły w jakimkolwiek stopniu czytelności dokumentu. Przekazywana nabywcy wizualizacja musi odzwierciedlać wszystkie informacje zawarte w pliku xml. Powinny być na niej umieszczane dane, które pozostają spójne z danymi zawartymi w fakturze wystawionej za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur. Oznacza to, że można wygenerować wizualizację faktury dopiero po jej zatwierdzeniu przez system i nadaniu numeru KSeF. W przekazywanej nabywcy fakturze w stosunku do zawartości wystawionej w KSeF faktury (pliku xml) nie mogą wystąpić sprzeczności. Wizualizacja e-faktury nie powinna zawierać dodatkowych informacji dotyczących przedmiotu transakcji, które nie zostały zawarte w treści faktury ustrukturyzowanej, np. dodatkowe pozycje na fakturze. Takie działanie mogłoby wprowadzić w błąd co do przedmiotu transakcji.

W sytuacji wystawienia faktur w języku obcym należy pamiętać, że w przypadku kontroli podatkowej stosownie do art. 287 §1 pkt 2 ustawy Ordynacja podatkowa – kontrolowany, jego pracownik oraz osoba współdziałająca z kontrolowanym są obowiązani umożliwić wykonywanie czynności, w szczególności przedstawić, na żądanie kontrolującego, tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli.

Najlepszym rozwiązaniem jest więc wystawianie faktury w języku polskim albo w wersji dwujęzycznej. Ewentualne wizualizacje z programu komercyjnego – faktury pobranej z KSeF – mogą być dla zagranicznego klienta bardziej klarowne i czytelne niż faktury bezpośrednio pochodzące z KSeF w języku polskim.