Wdrożenie Krajowego Systemy e-Faktur to punkt zwrotny w relacjach między podatnikiem a administracją państwową. Baza ministerialna jest zbiornikiem danych, do którego Krajowa Administracja Skarbowa ma stały, niemal nieograniczony wgląd. Dla przedsiębiorców oznacza to koniec epoki, w której błędy można było skorygować po cuchu przed wysłaniem JPK.

Jak KSeF zmienia sposób prowadzenia kontroli

Tradycyjna wizyta inspektora w siedzibie firmy, przeglądającego segregatory z papierami, powoli odchodzi do lamusa. Dzięki centralizacji danych KSeF kontrola skarbowa może odbywać się zdalnie i często bez wiedzy samego podatnika, przynajmniej na wstępnym etapie. Urzędnicy nie muszą już występować z prośbą o przekazanie Jednolitego Pliku Kontrolnego czy skanów konkretnych faktur, bo wszystkie te informacje znajdują się już na serwerach resortu finansów. Dla organów kontrolnych to oszczędność czasu i zasobów. System pozwala na błyskawiczne krzyżowe sprawdzanie transakcji. Jeśli nabywca wykaże sprzedaż, a nabywa nie wykaże zakupu (lub odwrotnie), system automatycznie to wychwyci, co sprawi, że wykrywalność pomyłek i nadużyć wzrośnie.

Dostęp organów do danych w czasie rzeczywistym

Największą zmianą jakościową jest szybkość przepływu informacji. Fiskus KSeF traktuje jako narzędzie do monitorowania gospodarki w czasie rzeczywistym. Wcześniej urzędy czekały na deklaracje VAT. Obecnie, informacja o transakcji trafia do administracji w sekundy po jej autoryzacji. Daje to możliwość stosowania zaawansowanych algorytmów analitycznych, które na bieżąco skanują strumień faktur w poszukiwaniu anomalii. Karuzele vatowskie, puste faktury czy nietypowe wolumeny sprzedaży u podmiotu, który dotąd nie wykazywał obrotów, będą alarmować na ekranach analityków niemal natychmiast.

Jakie błędy będą teraz widoczne od razu

Wszelkie próby antydatowania faktur są technicznie niemożliwe, ponieważ datą wejścia do obrotu jest data nadania numeru przez system. Ryzyko KSeF wiąże się przede wszystkim z ujawnieniem bałaganu organizacyjnego w firmie. Łatwo widoczne będą korekty wystawione chwilę po fakturze pierwotnej, co może sugerować brak rzetelności lub problemy z procesami sprzedaży. Również anulowanie faktur tutaj nie jest możliwe. Każda pomyłka wymaga oficjalnej faktury korygującej, co buduje historię błędów podatnika dostępną dla kontrolerów. Częste korekty mogą być sygnałem dla urzędu, że procedury w firmie szwankują, co może być przesłanką do wszczęcia czynności sprawdzających.

Procedury wewnętrzne minimalizujące ryzyko

Przedsiębiorcy powinni postawić na prewencję. Kluczem do sukcesu jest weryfikacja dokumenty, zanim zostanie wysłany do chmury rządowej. Bezpieczeństwo podatkowe KSeF wymaga wdrożenia wieloetapowej akcentacji faktur wewnątrz organizacji. Konieczne jest opracowanie ścisłych regulaminów tego, kto i w jakich okolicznościach ma prawo do wystawiania oraz zatwierdzania dokumentów sprzedaży. Warto wprowadzić mechanizmy automatycznej walidacji danych w systemach ERP, które wyłapią oczywiste pomyłki przed próbą komunikacji z platforma państwową.

Jak przygotować firmę i księgowość na kontrolę

Przygotowanie to nie tylko kwestia technologii, ale przede wszystkim wiedzy. Nadchodzące kontrole KSeF będą opierać się na danych cyfrowych, dlatego personel musi doskonale rozumieć logikę działania systemu. Niezbędne jest inwestowanie w rozwój kompetencji zespołu poprzez szkolenia i kursy branżowe. Pracownicy muszą mieć świadomość, że w systemie ustrukturyzowanym każde pole ma znaczenie, a jego błędne wypełnienie może mieć konsekwencje karnoskarbowe. Edukacja powinna obejmować nie tylko księgowych, ale też handlowców i logistyków. Zbudowanie świadomości w zespole o nieuchronności cyfrowego nadzoru i nieodwracalności działań w systemie jest najlepszą ochroną przed problemami z urzędem skarbowym.