Konferencja stacjonarna „Zagrożenia i szanse podatkowe 2024”. Zapisz się już dziś za jedyne 590 zł netto! VAT, PIT, CIT, KSeF i wiele innych tematów. Szczegóły w zakładce poniżej.

KSeF i fakturowanie
08.12.2023 r.
4 min

Weryfikacja logowań w KSeF

dr Małgorzata Rzeszutek

Doradca podatkowy

Skopiuj link
KSeF i fakturowanie
08.12.2023r.
4 min

Podatnicy, którzy założyli już swoje konta w Krajowym Systemie e-Faktur mogą korzystać z kilku dostępnych modułów. Jednym z nich jest moduł o nazwie – historia sesji. Historia sesji – prowadzi do ekranu, na którym uprawniony użytkownik może przeglądać lub wyszukać sesję oraz zweryfikować jakie faktury zostały wysłane podczas jej trwania lub odrzucone przy próbie wysyłki.

Po wpisaniu danych do logowania do KSeF, w sytuacji, gdy autoryzacja przebiegnie poprawnie zostanie wyświetlony komunikat informacyjny zawierający numer sesji. Możliwe jest skopiowanie numeru sesji poprzez kliknięcie przycisku „Kopiuj”. Numer sesji jest niezbędny przy weryfikacji statusu wysyłki faktur w danej sesji.

Weryfikacja listy faktur

Aby zweryfikować listę faktur z bieżącej sesji należy ją zakończyć (wylogować się z aplikacji), a następnie ponownie się zalogować. W przypadku komunikatu o braku faktur w zaznaczonej sesji, kiedy użytkownik ma pewność, że faktury zostały wysłane, należy odczekać, aby dane się zaktualizowały. Ponadto w programie, zwykle w zakładce Wysłane dokumenty widoczne są informacje o dokumentach wysłanych do KSeF w ramach danej sesji. Dostęp do modułu „historia sesji” będzie możliwy tylko jeśli osoba decyzyjna nada takie uprawnienia użytkownikowi. Nie ma możliwości weryfikacji kto, kiedy logował się do systemu, jeśli zostały nadane ograniczone uprawnienia do KSeF. Ministerstwo Finansów umożliwia w KSeF pobranie Urzędowego Potwierdzenia Odbioru wyłącznie do zakończonych sesji.

Automatyczne otwieranie sesji w systemie KSeF

Automatyczne otwieranie sesji w systemie KSeF jest możliwe. Numer tokena wydany przez KSeF może zostać zintegrowany z rozwiązaniem technicznym obsługującym KSeF. Na przykład z programami do automatyzacji księgowości i systemami do zarządzania firmami. Dzięki temu raz wygenerowany token umożliwi na stałe wysyłkę faktur z programu do fakturowania do KSeF. Wysyłka wówczas odbywa się w przeciągu kilkunastu sekund a sesja dotycząca wczytywanych faktur jest zapisana.

Samo nawiązanie sesji, w której faktury mają być wysłane może trochę potrwać. Jeżeli nie uda się tego zrobić w czasie kilku minut serwer wskaże błąd i trzeba zaczynać od początku. Nie można jednak próbować w nieskończoność nawiązywać połączenia – są limity po przekroczeniu, których użytkownik będzie czekać jeszcze dłużej. W szczególnym przypadku sesja może nie zostać w ogóle nawiązana (np. chwilowe przeciążenie serwera KSeF). Fakt, że fakturę uda się przesłać do KSeF nie oznacza, że zostanie ona uznana za wystawioną. KSeF po sprawdzeniu formalnych danych na fakturze powinien nadać jej odpowiedni numer.

W przypadku korzystania z podpisu elektronicznego bądź pieczęci, sesja będzie otwierana każdorazowo przez użytkownika, który będzie musiał podpisać elektronicznie dodatkowy plik XML i następnie wysłać go do KSeF. Dopiero w ten sposób zostanie skutecznie aktywowana sesja.

Weryfikacja sesji umożliwi wzmocnienie kontroli wewnętrznej nad pracą poszczególnych pracowników i terminowością wysyłek faktur sprzedażowych do KSeF. Dlatego uprawnienia do weryfikacji logowań powinny mieć tylko osoby najbardziej decyzyjne w przedsiębiorstwie. Nie ma wówczas możliwości, że ktoś spoza firmy zaloguje się na konto KSeF. Sama sesja i faktury, które są związane z modułem „ historia sesji” nie zostaną usunięte – będą przechowywane przez system przez 10 lat.