Podatnicy, którzy są aktywnymi Vatowcami zaczynają wdrażać etapami Krajowy System e-Faktur w swoich przedsiębiorstwach. Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny pozwalający na wystawianie, przesyłanie i otrzymywanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych przez podmioty w obrocie gospodarczym. System stanie się obowiązkowy dla podatników VAT od 1 lipca 2024 roku, a więc systemy IT podatników będą wymagały integracji z KSeF, ale również procedury wewnętrzne – fakturowania czy obiegu dokumentów powinny być dostosowane do funkcjonowania faktur ustrukturyzowanych.

W wieloetapowym procesie wdrożeń należy zwrócić uwagę na podstawowe zasady fakturowania i terminy wystawienia faktur w rozumieniu ustawy VAT. Faktura musi zawierać dane umożliwiające jednoznaczną identyfikację stron transakcji gospodarczej, zarówno po stronie nabywcy, jak i sprzedawcy Art. 106na ust. 1 ustawy VAT wskazuje, że fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Możliwe więc będą sytuacje, że do KSeF faktura zostanie wczytana w miesiącu następującym po dacie sprzedaży. Jest to jak najbardziej dopuszczalne, gdyż zgodnie z art. 106i ustawy VAT fakturę podatnik może wystawić nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi. Oznacza to wówczas, że w innym miesiącu faktura zostanie wystawiona w KSef, a w innym miesiącu będzie ujęta w JPK. Przykładowo, faktura za usługę transportową jest wystawiona 10 lipca z datą sprzedaży 30 czerwca. Do JPK podatnik powinien ująć ją w czerwcu, a w KSeF będzie widniała w lipcu. Nabywca więc najwcześniej będzie mógł odliczyć VAT w miesiącu wystawienia faktury, a więc w lipcu.

Jeszcze inna sytuacja będzie w przypadku faktur ze szczególnym obowiązkiem podatkowym powstającym w dacie wystawienia faktury, a nie w dacie sprzedaży. Z konstrukcji podatku od towarów i usług wynika, że podatnik, który wykonuje czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT, zobowiązany jest opodatkować daną czynność w momencie powstania obowiązku podatkowego. Powyższy przepis formułuje zasadę ogólną, zgodnie z którą obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towaru bądź wykonania usługi, co oznacza, że podatek staje się wymagalny w rozliczeniu za okres, w którym dokonana została dostawa towarów bądź świadczenie usług i powinien być rozliczony za ten okres.

W art. 19a ust. 5 ustawy VAT, ustawodawca w sposób szczególny uregulował powstanie obowiązku podatkowego dla niektórych usług. Obowiązek podatkowy z tytułu świadczonych usług np. wynajmu, dzierżawy, dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego czy telekomunikacyjnych powstaje z chwilą wystawienia faktury ustrukturyzowanej, tj. w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur, zgodnie z art. 19 ust. 5 pkt 4 lit. b w zw. z art. 106na ust. 1 ustawy. Natomiast w sytuacji, gdy podatnik nie wystawił faktury lub wystawił ją z opóźnieniem, obowiązek podatkowy powstaje nie później niż z chwilą upływu terminu płatności.

Podobnie będzie w przypadku usług budowlanych, dla których obowiązek podatkowy w VAT również powstaje w dacie wystawienia faktury. Faktury dokumentujące świadczenie usług budowlanych oraz budowlano-montażowych – powinny być wystawiane nie później niż 30. dnia od dnia wykonania usług. W sytuacji, gdy podatnik nie wystawił faktury lub wystawił ją z opóźnieniem, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu wskazanego 30-dniowego terminu na wystawienie faktury. A więc faktura w KSeF dokumentująca wykonanie tego rodzaju usług powinna być wystawiona najpóźniej 30. dnia od dnia wykonania ww. usług w całości lub w części. Usługi należy uznać za wykonane w dniu zatwierdzenia/podpisania protokołów zaawansowania prac.