Wprowadzenie struktury JPK_KR_PD nie zmienia wprawdzie materialnoprawnych przesłanek kwalifikacji kosztów (KUP/NKUP), jednak na mocy art. 9 ust. 1 ustawy o CIT podatnik ma ustawowy obowiązek prowadzenia ewidencji w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu i podstawy opodatkowania. Ma to szczególne znaczenie przy jednoczesnym prowadzeniu dwóch działalności: opodatkowanej i zwolnionej z podatku. Należy wówczas odpowiednio podzielić koszty wspólne. Brak technicznego odzwierciedlenia podziału kosztów wspólnych w księgach (choćby pozabilansowo) uniemożliwia realizację ustawowego wymogu z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT.

Przesyłane księgi powinny spełniać warunki struktury, kompletności i oznaczeń poszczególnych kont. Skutkuje to tym, że rozliczenie kosztów wspólnych na podstawie art. 15 ust. 2 i 2a ustawy o CIT nie powinno być dokonywane pozaewidencyjnie. Sposób dostosowania ewidencji powinien odpowiadać zakresowi danych wymaganych dla prawidłowego sporządzenia JPK_KR_PD. W zależności od przyjętego przez podatnika sposobu prowadzenia ksiąg może to nastąpić w szczególności poprzez odpowiednie wyodrębnienie kont analitycznych, wykorzystanie kont pozabilansowych lub zastosowanie rozwiązania mieszanego.

Przykład

„Beta” prowadzi pełną księgowość w oparciu o wyłącznie zespół 4. Spółka osiąga przychody: opodatkowane oraz zwolnione z CIT (działalność w Polskiej Strefie Inwestycji). Spółka otrzymała fakturę za energię elektryczną, kwota faktury: 50 000 zł netto (+ VAT). Klucz alokacji (proporcja przychodowa za dany miesiąc) działalność opodatkowana: 80%, działalność zwolniona (strefowa): 20%. Spółka musi w sposób prawidłowy wykazać w JPK_KR_PD, która część kwoty stanowi koszt uzyskania przychodów dla działalności opodatkowanej, a która jest przypisana do działalności zwolnionej (art. 7 ust. 3 ustawy o CIT).

Spółka nie powinna tworzyć nowego konta syntetycznego (może zostać przy jednym koncie syntetycznym np. 401 – Zużycie materiałów i energii). Tworzy jedynie strukturę analityczną na poziomie najniższego poziomu konta.

• 401 – Zużycie energii

• 401-01 – Zużycie energii – działalność opodatkowana (KUP)

• 401-02 – Zużycie energii – działalność zwolniona (koszty strefowe) znacznik PD4

• 401-03 – Zużycie energii – koszty wspólne

Wprowadzenie faktury w trakcie miesiąca:

• Wn 401-03 (Koszty wspólne do rozliczenia) — 50 000 zł

• Ma 210 (Rozrachunki z dostawcami) — 61 500 zł

• Wn 221 Vat naliczony – 11 500

Rozliczenie kosztów wspólnych na koniec miesiąca (PK)

            • Opodatkowane: 50 000 zł × 80% = 40 000 zł

            • Zwolnione: 50 000 zł × 20% = 10 000 zł

Zapis księgowy PK:

            • Wn 401-01(Energia – Działalność opodatkowana) — 40 000 zł

            • Wn 401-02 (Energia – Działalność zwolniona) — 10 000 zł znacznik PD4

            • Ma 401-03 (Wyksięgowanie salda z konta wspólnego) — 50 000 zł