Przedsiębiorcy, którzy świadczą usługi niematerialne, powinni szczególnie zwracać uwagę na status nabywcy, nie tylko do oceny, czy jest konsumentem, czy przedsiębiorcą, ale również w jakim kraju ma siedzibę lub miejsce zamieszkania (krajowy, unijny czy poza UE). Z punktu widzenia ustawy VAT będzie to inaczej rozliczane.

Zgodnie z zasadą ogólną wyrażoną w art. 28c ust. 1 ustawy VAT, miejscem świadczenia usług na rzecz podmiotów niebędących podatnikami jest miejsce, w którym usługodawca posiada siedzibę działalności gospodarczej, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3 oraz art. 28d, art. 28e, art. 28f ust. 1, 2 i 3, art. 28g ust. 2 i art. 28h-28n.

Jedną z zasad szczególnych jest ta określona w art. 28l pkt 3 ustawy VAT, zgodnie z którą w przypadku świadczenia na rzecz podmiotów niebędących podatnikami, posiadających siedzibę, stałe miejsce zamieszkania lub zwykłe miejsce pobytu poza terytorium Unii Europejskiej, usług doradczych, inżynierskich, prawniczych, księgowych oraz usług podobnych do tych usług, miejscem świadczenia usług jest miejsce, gdzie podmioty te posiadają siedzibę, stałe miejsce zamieszkania lub zwykłe miejsce pobytu.

Przykładowo, gdy podatnik świadczy usługę prawną na rzecz osób, które prowadzą działalność gospodarczą na terytorium kraju trzeciego, będących podatnikami w rozumieniu art. 28a ust. 1 pkt 1 ustawy, zastosowanie powinien znaleźć art. 28b ust. 1 ustawy, zgodnie z którym miejscem świadczenia usług w przypadku świadczenia usług na rzecz podatnika jest miejsce, w którym podatnik będący usługobiorcą posiada siedzibę działalności gospodarczej. Stanowisko to potwierdza m.in. interpretacja Dyrektora KIS z 15 maja 2026 r., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.170.2026.1.MW, która dotyczyła usług prawnych. Należy wówczas wystawić fakturę z mechanizmem „np.” (reverse charge) tj. nie podlega opodatkowaniu w Polsce. Te faktury należy wprowadzić do KSeF.

Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy usługa niematerialna, np. prawna, doradcza świadczona przez polskiego podatnika ma charakter wyłącznie osobisty, jest wykonywana w prywatnym interesie klienta i nie jest związana z działalnością gospodarczą prowadzoną przez tego klienta. Wówczas, zgodnie z treścią art. 28b ust. 4 ustawy VAT, w przypadku świadczenia usług, które są przeznaczone wyłącznie na cele osobiste podatnika, do określenia miejsca świadczenia stosuje się odpowiednio przepisy art. 28c ustawy – miejscem świadczenia usługi jest kraj, w którym usługodawca posiada siedzibę, stałe miejsce zamieszkania lub zwykłe miejsce pobytu.

Najlepiej, aby w umowie lub w korespondencji mailowej prowadzonej z klientem zawrzeć zapis jaki charakter ma usługa tj. czy jest związana z jego działalnością gospodarczą czy jest to tzw. usługa konsumencka. Od tego będzie zależał mechanizm opodatkowania VAT i ujęcie lub jego brak w KSeF przez sprzedawcę.