W przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych zasadą jest dokumentowanie takich transakcji paragonem fiskalnym. Obowiązek wystawienia faktury w takich przypadkach istnieje wówczas, gdy nabywca wystąpi z takim żądaniem w odpowiednim terminie (art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT).

Podatnik ma więc obowiązek ewidencjonowania przy zastosowaniu kas rejestrujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, bez względu na fakt czy sprzedaż ta będzie dokumentowana fakturą wystawioną na żądanie nabywcy, czy też nie.

Część przedsiębiorców zaczyna wystawiać na życzenie konsumentów faktury elektroniczne a nie papierowe, szczególnie w przypadku prowadzenia sklepów internetowych. Wystawiona przez podatnika faktura do paragonu w postaci elektronicznej może być przesłana klientowi w sposób przewidziany np. regulaminem sklepu, czyli na wskazany przez klienta adres e-mail (jako załącznik w nieedytowalnym formacie). Na fakturach powinien być umieszczany numer zamówienia, co umożliwia powiązanie faktury z transakcją, do której wystawiono wcześniej paragon fiskalny.

Jednocześnie, każdorazowo transakcja powinna być rejestrowana na kasie fiskalnej a wystawiane paragony wysyłane do Centralnego Repozytorium Kas i przechowywane w pamięci fiskalnej kasy rejestrującej on-line. Stanowisko to potwierdza interpretacja Dyrektora KiS z 10 kwietnia 2026r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.18.2026.1.AMA. Podmiot będzie zobowiązany do uwzględnienia w ewidencji VAT podstawy opodatkowania i podatku należnego na podstawie zbiorczych dowodów sprzedaży z kasy rejestrującej (miesięcznego raportu fiskalnego). Raport taki oznaczany jest w rejestrze sprzedaży jako zbiorczy dowód „RO”.

Faktura do transakcji zaewidencjonowanej na kasie fiskalnej, którą podmiot wystawia na żądanie osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych powinna w sporządzonej ewidencji być oznaczona symbolem „FP”. Zgodnie z art. 109 ust. 3d ustawy VAT, ujęcie faktury wystawionej do paragonu w strukturze JPK_VAT z deklaracją ma jedynie charakter ewidencyjny, faktura nie jest uwzględniana w strukturze wartościowo (nie zwiększa przychodu oraz podatku należnego wykazywanego w deklaracji), ponieważ obrót z tytułu tej transakcji jest wykazany na podstawie okresowego raportu z kasy rejestrującej oznaczonego symbolem RO. Takie oznaczenie faktur nie spowoduje, że podmiot zapłaci od tej samej transakcji podatku należnego w podwójnej wysokości.

Od 1 stycznia 2027 r. wejdzie zmiana, która dotyczy podatników, mających obowiązek ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących i polega na usunięciu możliwości wystawienia i wydania przez tych podatników nabywcy faktury zarejestrowanej na kasie fiskalnej (tzw. paragon z NIP do 450 zł). Od 1 stycznia 2027 r. będą oni mieli możliwość spełnienia tego obowiązku jedynie poprzez wystawienie i wydanie nabywcy paragonów fiskalnych dokumentujących każdą sprzedaż.