Do oceny, czy poniesione opłaty za studia mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej istotnym jest ustalenie:

• czy taki wydatek związany jest ze zdobywaniem wiedzy i umiejętności, które są potrzebne w prowadzonej działalności gospodarczej i mają związek z tą działalnością, czy też,
• wydatek ten służy tylko podnoszeniu ogólnego poziomu wiedzy i wykształcenia niezwiązanego z działalnością gospodarczą, a więc który, co do zasady ma charakter osobisty.

Wydatki na opłatę rekrutacyjną, czesne, zakup podręczników, materiałów dydaktycznych, dojazdy oraz noclegi związane ze studiami podyplomowymi na kierunku tematycznie związanym z profilem działalności gospodarczej podatnika stanowią koszt uzyskania przychodu, ponieważ spełniają przesłanki określone w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.

Jeśli studia są bezpośrednio związane z zakresem prowadzonej działalności gospodarczej, a pozyskana wiedza i umiejętności będą wykorzystywane w bieżącej działalności, to zwiększą jakość świadczonych usług oraz pozwolą na rozszerzenie oferty dla klientów. Ponadto zwiększy się zdolność do pozyskiwania nowych klientów, co będzie się przekładać na zwiększenie przychodów. Wydatki nie mają wówczas charakteru osobistego, są ponoszone wyłącznie w celu podniesienia kwalifikacji zawodowych niezbędnych w działalności gospodarczej. Wydatki te stanowić będą pośrednie koszty uzyskania przychodu i staną się kosztem uzyskania przychodu w momencie ich poniesienia.

Stanowisko to potwierdza Dyrektor KIS m.in. w interpretacji z 30 września 2026 r., sygn. 0115-KDWT.4011.326.2026.2.AK. Istotne jest również czy wydatki na studia podyplomowe zostały poniesione przed rozpoczęciem działalności gospodarczej czy już w trakcie jej prowadzenia. Tylko wydatki, które zostaną poniesione po rozpoczęciu działalności gospodarczej, jeśli kierunek studiów podyplomowych jest ściśle związany z zakresem wykonywanej przez podatnika działalności, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Można jedynie uzasadnić wydatki te (np. raty), które poniósł przedsiębiorca jeszcze przed rozpoczęciem działalności, ale w tym samym roku podatkowym, w którym istnieje już źródło przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza.

W przypadku braku ścisłego związku studiów podyplomowych z wykonywaną działalnością gospodarczą nie będzie można ująć wydatku na studia jako kosztu podatkowego. Przykładem może być interpretacja Dyrektora KIS z 18 marca 2026r, sygn. 0115-KDIT3.4011.137.2026.1.RS, w której organ podatkowy zakwestionował prawo do ujęcia w kosztach działalności wydatków na studia managerskie przez przedsiębiorcę-architekta prowadzącego działalność w zakresie usług organizowania i nadzoru nad całością zagadnień formalnych i projektowych w procesie przygotowania inwestycji mieszkaniowych do realizacji.

Poniesione wydatki na opisane studia podyplomowe noszą przede wszystkim znamiona wydatków o charakterze osobistym, a te nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów. Ich związek z możliwością uzyskania przychodów jest czysto teoretyczny. Nie ma więc możliwości podatkowego rozliczenia kosztów, m.in., gdy studia (szkolenia, kursy) nie pogłębiają wiedzy i umiejętności w zakresie dotyczącym prowadzonej działalności, lecz umożliwiają podjęcie aktywności w innej branży.