Podatnicy, którzy nabywają towary od kontrahentów zagranicznych, muszą zwrócić uwagę na wkalkulowane w cenę licencje/oprogramowanie przypisane do zakupywanego sprzętu. Kluczowe dla rozstrzygnięcia czy powstaną dodatkowe obowiązki podatkowe jest rozróżnienie pomiędzy nabyciem prawa do korzystania z autorskich praw majątkowych (praw na dobrach niematerialnych) a nabyciem egzemplarza utworu, tj. oprogramowania wgranego do nabywanego urządzenia.

W świetle polskiej ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, licencja to umowa upoważniająca do korzystania z utworu na określonych polach eksploatacji (np. zwielokrotnianie, wprowadzanie do obrotu- rozpowszechnianie, modyfikacja).

Polscy nabywcy towarów najczęściej w ramach transakcji z kontrahentem nie nabywają prawa do takich działań na samym oprogramowaniu (jako utworze). Uprawnienie do dalszej odsprzedaży towaru z wgranym oprogramowaniem wynika z istoty obrotu, a nie z udzielenia licencji na eksploatację praw majątkowych. Płatność dokonywana przez podmiot nie jest wówczas traktowana jako wynagrodzenie za „użytkowanie prawa autorskiego”, lecz jest ceną za dostarczenie produktu (towaru) z określonym zestawem funkcji.

Okoliczność, iż na fakturach oprogramowanie może być ujmowane w cenie urządzenia lub wykazywane jako pozycja ewidencyjna, nie zmienia kwalifikacji – ekonomiczny sens transakcji polega na nabyciu produktu. Oznacza to, że nabycie urządzeń nie powoduje obowiązku pobrania podatku u źródła (WHT) od płatności dokonywanych na rzecz kontrahenta. Stanowisko to potwierdza m.in. interpretacja Dyrektora KIS z 13 maja 2025 r., sygn. 0114-KDIP2-1.4010.113.2026.1.PP. Nie są to należności licencyjne.

Może również wystąpić sytuacja zakupu samej licencji do odsprzedaży i ujmowania jej jako towar. W tym przypadku podatnik jako osoba pośrednicząca pomiędzy twórcą egzemplarza oprogramowania a finalnym nabywcą – nie jest stroną umowy licencyjnej, zawieranej między twórcą programów a końcowym użytkownikiem oprogramowania.

Podobnie, opłaty za udzielenie licencji na dystrybucję określonych towarów nie podlegają opodatkowaniu podatkiem u źródła. Podatnik najczęściej uzyskuje prawo do zamawiania wyrobów, a następnie ich odsprzedaży wyłącznie na zasadach określonych w zawartej umowie lub korespondencji mailowej. Zwykle wynagrodzenie z tytułu udzielenia licencji jest rozliczane w postaci opłaty jako procent od wartości wyrobów sprzedanych (dystrybuowanych) przez podatnika. Opłata nie stanowi więc należności licencyjnych. Wskazuje na to m.in. interpretacja Dyrektora KIS z 31 stycznia 2025 r., sygn. 0114-KDIP2-1.4010.649.2024.2.PP.

Każdy zakup zagraniczny powiązany z licencją musi być zweryfikowany przez polskiego podatnika jako nabywcę z punktu widzenia obejmowanych funkcjonalności i praw. Faktury od kontrahentów zagranicznych nie są widoczne w KSeF, ale ich księgowanie będzie widoczne w plikach JPK KR PD czy JPK KPiR oraz w JPK VAT.