Polscy podatnicy dokonujący zakupu usług od podmiotów zagranicznych unijnych i pozaunijnych rozliczają je w deklaracji JPK jako import usług. Jednak w przypadku nabywanych licencji sytuacja jest bardziej złożona, bo w zależności od okresu, na który licencja została przyznana i dokonanych płatności, może być rozliczana w innym miesiącu/kwartale do polskiego VAT.

Jeśli licencje udzielane są na podstawie przedpłat (w części lub w całości wynagrodzenia), to obowiązek podatkowy w podatku od towarów i usług będzie powstawał na zasadach określonych w art. 19a ust. 8 ustawy, tj. z chwilą otrzymania płatności w odniesieniu do otrzymanej kwoty.

W przypadku licencji udzielanych na czas określony (krótkoterminowych, np.1, 3, 6 lub 12 miesięcy), mogą one automatycznie ulegać odnowieniu w przypadku, gdy przed zakończeniem danego okresu usługobiorca nie zrezygnuje z korzystania z danego przedmiotu licencji. Możliwa jest więc sytuacja, w której:

• okres rozliczeniowy pokrywać się będzie z okresem, na jaki została udzielona licencja – przykładowo, w przypadku licencji udzielonej na okres 3 miesięcy, licencjodawca wystawi jedną fakturę VAT z tytułu udzielonej licencji;
• okres rozliczeniowy nie będzie pokrywać się z okresem, na jaki została udzielona określona licencja – tym samym możliwe jest, że w przypadku licencji udzielonej np. na 6 miesięcy, licencjodawca będzie wystawiać faktury VAT co miesiąc.

Tego rodzaju licencje mają charakter warunkowy, a brak płatności należności przez usługobiorcę wiąże się z pozbawieniem prawa do korzystania z przedmiotu licencji. Nie można uznać, że przy nabyciu licencji są ustalane następujące po sobie terminy płatności na udzielenie licencji, ponieważ nabywcy są uprawnieni do korzystania z przedmiotu licencji pod warunkiem regularnego i terminowego uiszczania określonej opłaty subskrypcyjnej. A więc udzielanie licencji na czas określony – krótkoterminowy nie stanowi usług o charakterze ciągłym. Obowiązek podatkowy dla ww. usług udzielania licencji na czas określony – krótkoterminowy, powstanie na podstawie art. 19a ust. 1 ustawy VAT, w momencie udzielenia tych licencji.

Natomiast w sytuacji, gdy licencja udzielona jest na czas określony, dłuższy niż rok, płatność należności odbywa się zgodnie z harmonogramem płatności, a brak terminowej płatności ze strony nabywcy nie wiąże się z automatycznym pozbawieniem prawa do korzystania z przedmiotu licencji oraz zablokowaniem faktycznej możliwości korzystania z niej, to licencja stanowi usługę o charakterze ciągłym. Zgodnie z art. 19a ust. 3 ustawy VAT, ww. usługę uznaje się za wykonaną z upływem każdego roku podatkowego, do momentu zakończenia świadczenia tej usługi, dla której obowiązek podatkowy powstaje. Stanowisko to potwierdza interpretacja Dyrektora KIS z 19 marca 2025 r., sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.1030.2024.1.JS.

Faktury zagraniczne dotyczące importu usług nie są wczytywane do KSeF, ale w JPK są widoczne, więc polski podatnik musi za każdym razem przeanalizować umowę licencyjną w zakresie jej właściwego rozliczenia podatkowego.