Prawidłowe określenie momentu wykonania usług budowlanych i budowlano-montażowych ma istotne znaczenie dla właściwego wystawienia faktury z tytułu świadczenia tych usług. Od lutego 2026 roku datą wystawienia faktury będzie data wczytania jej do Krajowego Systemu e-Faktur.

Obowiązek podatkowy dla usług budowlanych lub budowlano–montażowych powstaje z chwilą wystawienia faktury. Natomiast, gdy podatnik nie wystawił faktury lub wystawił ją z opóźnieniem, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminów wystawienia faktury. Faktura taka powinna być wystawiona najpóźniej 30. dnia od dnia wykonania ww. usług.

Usługi można podzielić na dwie grupy w zależności od rodzaju podpisanej umowy. Jedna grupa usług bazuje na umowie opartej na wzorach kontraktowych FIDIC (tj. Międzynarodowej Federacji Inżynierów Konsultantów). Rozliczenie wynagrodzenia z tytułu wykonania danej części prac może następować na podstawie dokumentu wystawionego przez Inżyniera Kontraktu, tj. Przejściowego Świadectwa Płatności (PŚP). Zgodnie ze stanowiskami organów podatkowych (m.in. interpretacja Dyrektora KiS z 11 lipca 2025 r. sygn. 0111-KDIB3-1.4012.301.2025.1.IK) moment wystawienia przez Inżyniera Kontraktu Przejściowego Świadectwa Płatności jest momentem wykonania usługi i determinuje powstanie obowiązku podatkowego, którego elementem jest wystawienie faktury dokumentującej wykonanie usług – faktura powinna być wystawiona najpóźniej 30. dnia od dnia wykonania usługi.

Druga grupa usług bazuje na pozostałych umowach (nieopartych na wzorach kontraktowych FIDIC). W kwestii terminu podpisania protokołu odbioru zdawczo-odbiorczego zdarzają się sytuacje, gdzie przedsiębiorcy prawidłowo zgłaszają gotowość do odbioru wykonanego etapu/końcowego usług budowlanych, a zamawiający/inwestor bez uzasadnionej przyczyny nie akceptuje protokołu zdawczo-odbiorczego w ustanowionym w umowie terminie.

Roboty budowlane wykonywane przez przedsiębiorców są często odbierane częściowo. Aby określić, czy roboty zostały wykonane prawidłowo, inwestor zwykle dokonuje odbioru robót, a na potwierdzenie tego faktu wystawia protokół zdawczo-odbiorczy. W efekcie podatnik ostatecznie otrzymuje podpisany, zaakceptowany przez inwestora protokół. Odbiór robót następuje w określonym w umowie czasie, a czas ten liczy się od zgłoszenia przez podatnika gotowości do odbioru robót. W przypadku negatywnej oceny prac, przedsiębiorstwo budowlane jest zobowiązane do wykonania poprawek. Dopiero po tych poprawkach zostaje wystawiony protokół zdawczo-odbiorczy. Tak sporządzony i podpisany protokół będzie stanowił podstawę do rozliczenia, umożliwi ubieganie się o zapłatę za roboty.

W momencie powstania obowiązku podatkowego w sytuacji podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego przez inwestora w terminie późniejszym niż wynikający z umowy bez uzasadnionej przyczyny, dniem wykonania usługi jest dzień zgłoszenia inwestorowi zakończenia prac budowlanych potwierdzony przekazanym protokołem zdawczo-odbiorczym. Od tego dnia biegnie 30-dniowy termin na wystawienie faktury. Jeśli więc inwestor z nieokreślonych powodów nie akceptuje protokołu odbioru, oznacza to, że nie wywiązał się z umowy. Powyższe nie zmienia faktu, że usługa budowlana została przez firmę budowlaną wykonana i gotowa do odbioru przez inwestora.