Z dniem 1 lipca 2024 r. wejdą w życie przepisy określające obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten będzie wynikał z art. 106ga ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Obecnie system działa fakultatywnie dla chętnych do jego stosowania przedsiębiorców.

KSeF nie będzie wymagał wprowadzania przez firmy dokumentów innych niż faktury sprzedażowe, pozostałe będą wysyłane w dotychczasowym trybie – mailowo lub przekazywane pomiędzy stronami transakcji w sposób tradycyjny – za pomocą papierowego oryginału lub kopii. Oznacza to, że przedsiębiorcy powinni ustalić wewnętrznie system obiegu dokumentów tak, aby wyraźnie określał w jakim terminie faktury będą wczytywane do systemu Ministerstwa Finansów a w jakim terminie i w jakiej formie wysyłane do kontrahentów pozostałe dokumenty typu: WZ, protokoły odbioru, podpisane umowy, itp.

Z obowiązujących przepisów dotyczących KSeF ani z przepisów, które wejdą w życie 1 lipca 2024 r., nie wynika, aby przy użyciu KSeF wystawiane musiały być noty księgowe typu noty obciążeniowe czy noty korygujące. Podobnie nie będą wprowadzane dokumenty wewnętrzne – oznaczone w JPK symbolem WEW, które są podstawą do naliczenia podatku Vat np. przy darowiznach czy prezentach. Wynika to z faktu, że nie są fakturami w rozumieniu ustawy VAT a w Polsce nie obowiązują już tzw. faktury wewnętrzne. Również faktury proforma nie będą wczytywane do KSeF.

Obowiązek ten nie będzie istniał także w przypadku faktur wystawianych przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju (art. 106ga ust. 2 pkt 1 ustawy VAT) Wprowadzany z dniem 1 lipca 2024 r. obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nie będzie również dotyczył wystawiania faktur wymienionych przepisami art. 106ga ust. 2 u.p.t.u., w tym na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej (art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy VAT). W konsekwencji dobrowolnie wystawiając faktury dokumentujące rozliczane z zastosowaniem unijnej procedury OSS, dostawy towarów stanowiące WSTO na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (tj. na rzecz konsumentów unijnych) podatnik nie będzie ich musiał wystawiać przy użyciu KSeF. Podobnie, obowiązek e-fakturowania nie będzie dotyczył wystawiania faktur na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (tj.na rzecz konsumentów polskich).

Bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych) również zostają wyłączone z KSeF. Podobnie będzie w przypadku faktur wystawianych w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które są pobierane opłaty trasowe, w tym usług objętych 0% stawką VAT, udokumentowanych fakturami wystawianymi za okresy miesięczne przez Centralne Biuro Opłat Trasowych (CRCO), Europejskiej Organizacji do Spraw Bezpieczeństwa Żeglugi Powietrznej (EUROCONTROL) w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej.

Oznacza to, że każdy podatnik, który również prowadzi sprzedaż dla konsumentów, musi w systemie do fakturowania rozdzielić faktury na potrzeby KSeF oraz osobno na potrzeby sprzedaży dla konsumentów (B2C). Istotne więc będzie odpowiednie zweryfikowanie czy na pewno odbiorcą jest konsument i nie prowadzi on działalności gospodarczej. Można więc stwierdzić, że po wejściu w życie przepisów o obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF, organy podatkowe będą miały niepełny dostęp do wystawianych i otrzymywanych przez podatników faktur, gdyż biorąc pod uwagę powyższe wyłączenia, nie wszystkie będą dla nich widoczne. Natomiast w przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia roboczego po wystawieniu offline.