Przedsiębiorstwa dokonujące transakcji usługowych z podmiotami zagranicznymi mają obowiązek w ramach należytej staranności weryfikować czy nie występują w roli płatnika podatku „u źródła”. Jeśli tak to niezbędna jest weryfikacja czy została podpisana umowy międzynarodowa pomiędzy Polską a krajem kontrahenta i czy polski podatnik posiada dokument urzędowy – certyfikat rezydencji swojego usługodawcy.

Z obowiązywaniem umów o unikaniu podwójnego opodatkowania wiążą się dla podatników korzyści, takie jak m.in. redukcja stawki podatku u źródła. Umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, oparte na Konwencji Modelowej OECD, dotyczą osób, które mają miejsce zamieszkania lub siedzibę w jednym, lub obu państwach będących stronami danej umowy. Oznacza to, że z przywilejów wynikających z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania korzystają zasadniczo osoby fizyczne, osoby prawne oraz inne jednostki organizacyjne, podlegające nieograniczonemu obowiązkowi w jednym z państw będących stronami danej umowy bilateralnej. Rezydencja podatkowa powinna być potwierdzona certyfikatem rezydencji wystawianym przez właściwy organ podatkowy.

Certyfikat rezydencji jest dokumentem wydawanym przez właściwą administrację podatkową, potwierdzającym określony stan faktyczny – miejsce rezydencji podatnika dla celów podatkowych, którym w przypadku podatników podatku dochodowego jest miejsce siedziby lub miejsce zamieszkania. Wydając takie zaświadczenie właściwy organ potwierdza, że – na moment wydania tego dokumentu bądź na moment w nim określony – stan faktyczny wskazany w jego treści jest zgodny ze stanem faktycznym, wynikającym z ewidencji, rejestrów prowadzonych przez ten organ bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu.

A więc certyfikatu rezydencji nie może zastąpić inny dowód (np. oświadczenie w formie mailowej czy papierowej, oświadczenie podatnika, odpis z właściwego rejestru, a nawet informacja o nadaniu numeru identyfikacji podatkowej, czy też decyzja podatkowa). Certyfikat stanowi środek dowodowy (wyłączny) posiadania rezydencji podatkowej w określonym kraju, czego stwierdzenie umożliwia zastosowanie postanowień stosownej umowy w sprawie zapobieżenia podwójnemu opodatkowaniu.

Jeżeli polski przedsiębiorca płaci należność zagranicznej spółce transparentnej podatkowo, a więc nie jest ona podmiotem podatku dochodowego w kraju jej siedziby, to nie może korzystać z przywilejów wynikających z umowy o unikaniu podwójnego podatkowania w zakresie znacznie niższej stawki podatku. Osobami korzystającymi z przywilejów wynikających z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania są wspólnicy tej spółki będący osobami fizycznymi/prawnymi i w stosunku do ww. osób można byłoby zastosować umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania w sytuacji udokumentowania ich miejsca zamieszkania/siedziby właściwym certyfikatem rezydencji podatkowej. Oznacza to, że otrzymany przez polskie przedsiębiorstwo certyfikat rezydencji podatkowej zagranicznej spółki osobowej nie uprawnia polskiego płatnika do zastosowania preferencji wynikającej z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania podatkiem u źródła przychodów z usług świadczonych przez spółkę osobową jako zagranicznego kontrahenta (stanowisko zaprezentowane m.in. w interpretacji z dnia 26 października 2023 r. Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP2-1.4010.446.2023.3.JF).

W sytuacji, gdyby wspólnikami transparentnej podatkowo zagranicznej spółki byli podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych to informację IFT-2R polski przedsiębiorca powinien przesłać do lubelskiego urzędu skarbowego, ale i do wspólników spółki (będących osobami prawnymi) i ich wykazać w IFT-2R jako podatników. Natomiast, jeśli wspólnikami spółki osobowej byłyby osoby fizyczne, to polski przedsiębiorca wysyła formularz IFT-1 do wspólników spółki oraz do urzędu skarbowego właściwego w zakresie opodatkowania osób zagranicznych.