Zgodnie z obowiązującymi przepisami podatnicy VAT mają możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) na zasadzie dobrowolności. Obowiązek ich stosowania od lipca 2024 roku zmieni nie tylko sposób wystawienia faktury, ale również rozdzieli od faktur wysyłkę załączników do nich. Z systemu KSeF nabywcy pobiorą tylko fakturę w postaci xml czy PDF, ale bez dokumentów z nią powiązanych.

Nie jest i nie będzie możliwe dołączanie do faktur ustrukturyzowanych załączników. Natomiast istnieje możliwość zawarcia w treści faktury stosownego linka do takiej dokumentacji. Stąd wszelkie dodatkowe informacje dołączane w komplecie dotychczas pod faktury (np. CMR czy zamówienia, protokoły) będą musiały być albo wysyłane odrębnie od faktury, poza systemem, czyli np. mailowo, albo faktura po wystawieniu w KSeF będzie przekazywana poza systemem razem z odpowiednimi załącznikami, np. wizualizacja w formacie PDF.

UMOWY Z KONTRAHENTAMI – KSeF

W związku z tym rozdzieleniem warto już teraz pomyśleć o zmianie umów z kontrahentami w zakresie innego/rozdzielonego sposobu wysyłki dokumentacji do transakcji. Im więcej elementów będzie ujęte na fakturze ustrukturyzowanej, tym łatwiej będzie ją przypisać do załącznika wysyłanego poza systemem KSeF. We wprowadzanych zmianach do umów można wskazać adres e-mail, na który będą wysyłane załączniki i ten sam adres mailowy wskazać na fakturze KSeF z terminem do kiedy załącznik powinien być wysłany do odbiorcy. Zadaniem pracowników obsługujących KSeF będzie wówczas skompletowanie całości dokumentacji poprzez ściągnięcie faktury z KSeF oraz powiązanie z nią załączników z nadesłanego maila od kontrahenta/dostawcy.

Przykładowo, firmy budowlane do faktur dołączają protokoły odbioru prac a przedsiębiorcy sprzedający towary często podpinają pod fakturę zamówienie, dokument WZ czy fakturę proforma, ma podstawie, której była realizowana płatność. Stosowanym rozwiązaniem dla nich może być umieszczenie załączników w jednym mailu, przygotowanym przez wystawcę faktury i zatytułowanie go numerem faktury z KSeF, co pozwoli odbiorcy na szybkie pobranie i jednoznaczne przyporządkowanie odpowiednich załączników do faktur. Służyć może do tego tzw. Dodatkowy Opis (który dla każdej faktury może wystąpić do 12 razy). Element ten składa się z par znaczników Klucz-Wartość, w których podawać można dowolne wartości tekstowe. W takiej sytuacji, jeżeli tylko dane, które miałyby znaleźć się w załączniku można przedstawić za pomocą tekstu, wymieniony węzeł stanowiłby formę ułatwienia w omawianym zakresie. Brak jest natomiast możliwości powiązania e-faktury z odrębnym plikiem mającym stanowić załącznik.

KSeF W PRZYPADKU ODBIORCÓW ZAGRANICZNYCH

W przypadku odbiorców zagranicznych – przy sprzedaży WDT, eksporcie towarów czy zagranicznej sprzedaży usług sytuacja będzie znacznie prostsza. Zagraniczni kontrahenci nie będą mieć kont w KSeF, więc faktura pobrana z KSeF przez polskiego przedsiębiorcę będzie razem z załącznikami wysyłana jako pakiet na wskazany przez zagranicznego kontrahenta mail.

Natomiast bez zmian pozostanie dokumentacja dla konsumenta, faktury wystawiane dla konsumentów do paragonów będą nadal funkcjonowały poza KSeF, a więc załączniki będą przekazywane w dotychczasowej formie z fakturami.