Udostępnianie pracownikom artykułów spożywczych jest obecnie powszechną praktyką na rynku pracy, która zachęca do podjęcia i kontynuowania zatrudnienia u danego pracodawcy. Jednak pozostają wątpliwości czy podatkowo te wydatki można zakwalifikować w koszty jako związane z działalnością gospodarczą, odliczyć z nich podatek VAT i jednocześnie nie doliczać pracownikowi do przychodu ze stosunku pracy.

Przedsiębiorcy uzasadniają wydatki tym, że udostępnienie artykułów spożywczych ogranicza przerwy na przygotowanie posiłków, co pozwala pracownikom skupić się na wykonywaniu powierzonych zadań. Wspólna konsumpcja sprzyja integracji, wymianie pomysłów i kreowaniu nowych rozwiązań, wpływa na polepszenie relacji w firmie. Zapewnienie przekąsek powoduje, że pracownicy są dowartościowani, mają poczucie, że są istotnym ogniwem w strukturach przedsiębiorstwa. Utrwala to ich przywiązanie do firmy. Benefity mają na celu podwyższenie standardów pracy oraz poprawę atmosfery panującej w biurze. Ma to pozytywny wpływ na działalność firmy, gdyż stanowi zachętę do dalszej pracy, co powinno się pozytywnie przekładać na możliwość generowania przychodów, gdyż firmie łatwiej jest zatrudniać i zatrzymać specjalistów. Nabywane artykuły dla pracowników nie są zwykle finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Ich zakup jest finansowany ze środków obrotowych. Artykuły udostępnione pracownikom nie są też posiłkami i napojami profilaktycznymi, o których mowa w Kodeksie Pracy.

Z punktu widzenia ujęcia podatkowego, podatnik ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na zakup artykułów spożywczych (różnego rodzaju przekąski i napoje bezalkoholowe, np. kawa, herbata, soki, orzeszki, paluszki, ciastka, mleko, woda, cukier), które są udostępnione w siedzibie firmy pracownikom w trakcie wykonywania zadań. Wydatki te nie stanowią kosztów reprezentacji, o których w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT. Stanowisko to zaprezentował m.in. Dyrektor KiS w interpretacji z 22 stycznia 2024 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.670.2023.2.SH.

Jednak, już w zakresie odliczenia podatku VAT od wydatków spożywczych dla pracowników, podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, wynikającego z faktur dotyczących zakupu posiłków (artykułów spożywczych typu soki, słodycze, owoce, jogurty) ponieważ służą one do zaspokojenia potrzeb prywatnych pracowników i osób współpracujących. Podatnikowi przysługuje natomiast prawo do odliczenia VAT naliczonego od zakupów artykułów spożywczych takich, jak: woda, mleko, kawa, herbata, cukier, woda mineralna, udostępnianych swoim pracownikom i współpracownikom w czasie pracy. Nabywane ww. artykuły spożywcze przeznaczone są do zużycia w związku z przepisami BHP i mają związek (pośredni) z wykonywaniem czynności opodatkowanych (interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 2 kwietnia 2021 r., 0114-KDIP4-3.4012.2.2021.2.IG).

Zakupy artykułów spożywczych dla pracowników nie generują dla nich przychodu podatkowego. Stanowisko to zaprezentował m.in. Dyrektor KiS w interpretacji z 17 lipca 2023 r., sygn. 0114-KDIP3-2.4011.411.2023.4.JK3.Wynika to z faktu, że nieodpłatne świadczenie spełnia jedynie dwa z trzech warunków sformułowanych przez Trybunał Konstytucyjny w wyroku z 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13. Jest ono faktycznie spełnione za zgodą pracownika i w pełni dobrowolnie, w jego interesie, przynosi mu korzyść w postaci uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść. Jednocześnie, przy zachowaniu należytej staranności, przedsiębiorstwo nie jest w stanie określić odbiorców świadczenia i osiąganej przez nich korzyści (trzeci warunek). Oznacza to, że skorzystanie przez personel z artykułów spożywczych udostępnianych w biurach – nie pociąga za sobą powstania przychodu podatkowego po stronie personelu.