Z przejazdów taksówkami korzystają zarówno pracownicy w wyjazdach służbowych albo dojazdach codziennych do pracy jak i właściciele i zarządzający firmą. Czy zawsze może być to koszt podatkowy? Czy VAT z paragonu lub faktury od taksówkarza będzie podlegał odliczeniu?

Wydatki na przejazdy taksówkami ponoszone przez osoby prowadzące działalność gospodarczą nie zostały wymienione w katalogu wydatków nieuważanych za koszty uzyskania przychodów, zawartym w art. 23 ustawy PIT. To oznacza, że ujęcie tego rodzaju wydatków w firmowych kosztach uzyskania przychodów jest możliwe, gdy ich poniesienie ma na celu osiąganie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów (art. 22 ust. 1 ustawy PIT). W przypadku prowadzenia uproszczonej księgowości za pomocą KPiR właściwą kolumną będzie kol. 13 – pozostałe wydatki. Księgowania takiego należy dokonać w dacie wystawienia faktury za przejazd taksówką.

Opłaty za usługi taksówek osobowych (albo wynajem samochodu osobowego z kierowcą), dotyczące przewozu na lotnisko pracowników wysłanych w delegacje zagraniczne, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania w przychodów w pełnej wysokości. A więc, opłaty za wynajem samochodu osobowego z kierowcą, w celu dowozu pracowników na lotnisko, nie powinny być ujmowane w kosztach podatkowych w ramach limitu 150.000 zł, jak ma to miejsce w przypadku firmowych samochodów osobowych.

W przypadku zagranicznych przejazdów taksówką w delegacji, wydatek poniesiony przez pracownika podczas zagranicznej podróży służbowej udokumentowany paragonem za przejazd taksówką powinien zostać ujęty w firmowych kosztach podatkowych, po przeliczeniu według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji.

Odliczenie podatku VAT z tytułu zakupu usługi przejazdu taksówką jest możliwe. Usługi przejazdów taksówkami nie zostały wymienione wprost w art. 88 ustawy o VAT. W tym przypadku nie wystąpi negatywna przesłanka przekreślająca prawo do odliczenia VAT przez podatnika. Jeżeli zostały spełnione warunki do uznania paragonu za tzw. fakturę uproszczoną, to co do zasady będzie on uprawniał do odliczenia VAT. Za fakturę uznawany jest paragon z NIP nabywcy na kwotę nieprzekraczającą 450 zł (100 euro).

Za przejazd taksówką nabywca może otrzymać fakturę ze stawką 8% albo 4% (szczególny tryb rozliczania VAT przez taksówkarzy). Czynny podatnik VAT, który otrzymał fakturę za przejazd taksówką z 4% VAT, mimo niestandardowej stawki VAT, ma prawo odliczyć znajdujący się na niej podatek od towarów i usług w całości.

Warto również zwrócić uwagę na skutki zapewnienia dojazdu taksówkami pracownikom w zakresie składek społecznych. ZUS w wydanej decyzji z 19 marca 2025 r., sygn. DI/100000/43/124/2025, stwierdził, że wartość kart przedpłaconych oferowanych pracownikom z przeznaczeniem na zakup usług transportowych związanych z dojazdem do pracy wlicza się do podstawy wymiaru składek. Karty przedpłaconej nie należy utożsamiać z bonem czy talonem lub też innym znakiem uprawniającym do wymiany na usługę czy towar tj. formą niepieniężnego zakupu po cenach niższych niż detaliczne lub formą usług, przysparzającą pracownikowi korzyści materialnych. W konsekwencji w takiej sytuacji należy uznać, że pracownik otrzymuje świadczenie pieniężne, które powinno się znaleźć w podstawie do naliczania składek społecznych.