W 2026 roku transakcje zagraniczne, w tym unijne, będą rozliczane na tych samych zasadach jak w 2025 roku w zakresie możliwości stosowania preferencyjnej stawki podatku VAT 0%. Należy jednak pamiętać o konieczności wczytywania faktur WDT do KSeF, a następnie pobierania ich z KSeF (opatrzonych kodem QR) i przekazywania w sposób uzgodniony kontrahentowi zagranicznemu, najczęściej mailowo. Warto wcześniej poinformować odbiorców zagranicznych o nowym wyglądzie faktury i jej zawartości.

Faktura z KSeF może być szczególnie ważna jako jeden z dowodów potrzebnych do określenia liczby wywożonych towarów i ich jednostki miary. Te dane będą porównywane przez organy podatkowe z danymi z dokumentów wywozowych typu CMR. Przepisy regulujące prawo do zastosowania preferencyjnej stawki podatku nie określają formy dokumentów potwierdzających wywiezienie i dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy. Obowiązujące w tym zakresie przepisy nie uzależniają zastosowania stawki 0% od posiadania oryginałów dokumentów w formie papierowej.

Skoro przepisy nie stanowią o ich formie, to każda forma jest dopuszczalna, pod warunkiem, że autentyczność tych dokumentów została uprawdopodobniona. Jeżeli jest to dokument udostępniony w formie elektronicznej (np. e-mail lub skan dokumentu) załączony do wiadomości e-mail otrzymanej od przewoźnika lub kontrahenta, niebudzący wątpliwości co do jego autentyczności, może on stanowić dowód. Dokumenty powinny jednoznacznie wskazywać na dostarczenie towarów do ich odbiorcy na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju. Faktura sprzedaży może wypełniać znamiona specyfikacji, tj. zawierać dane dotyczące w szczególności nazwy i ilości towarów będących przedmiotem dostawy, umożliwiając ich identyfikację.

Dostawa może stanowić wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT) a podatnik będzie uprawniony do zastosowania stawki 0% VAT, także w sytuacji, gdy towar – na zlecenie nabywcy – jest fizycznie transportowany i dostarczany na terytorium innego państwa członkowskiego UE niż państwo, w którym nabywca posiada siedzibę lub jest zarejestrowany dla potrzeb VAT UE (np. do magazynu, bazy logistycznej albo odbiorcy końcowego). Stanowisko to potwierdza m.in. interpretacja Dyrektora KiS z 15 stycznia 2026 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.814.2025.2.KK.

Po otrzymaniu dokumentu, np. POD (Proof of Delivery) od przewoźnika, jeśli podatnik otrzyma go przed dniem wyznaczonym na złożenie deklaracji JPK, to może zadeklarować wewnątrzwspólnotową dostawę towaru i zastosować dla danej sprzedaży stawkę 0%. POD powinien zawierać informacje o odbiorcy, jego numerze VAT, numerze dostawy, numerze faktury, miejscu i miesiącu dostawy oraz ilości i nazwie towarów. Dostawca nie będzie miał obowiązku wczytywania do KSeF załączników do faktur, więc POD czy inne dokumenty wywozowe może wysyłać tak jak dotychczas mailem do innych stron transakcji.