Wszystko o KSeF 2.0 - faktury ustrukturyzowane od lutego 2026

Najważniejsze pojęcia dotyczące KSeF:

• Definicja faktury ustrukturyzowanej; faktura ustrukturyzowana a faktura elektroniczna; faktura ustrukturyzowana a faktura wystawiona w trybie awarii, offline i offline24; czy jest możliwe anulowanie faktury ustrukturyzowanej?
• Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy dla poszczególnych grup podatników; podatnicy VAT zobowiązani do korzystania z KSeF oraz podatnicy VAT wyłączeni z obowiązku KSeF; od kiedy obowiązek odbierania faktur w KSeF dla poszczególnych grup podatników; od kiedy obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla poszczególnych grup podatników; podatnicy zwolnieni z VAT - od kiedy będą zobowiązani do korzystania z KSeF?
• Faktury, które będą musiały być wystawione w KSeF od lutego 2026 r.; faktury obowiązkowo wystawiane w KSeF od lutego 2026 r.; duplikaty faktur wystawionych w KSeF oraz wystawionych poza KSeF (w tym wystawionych przed lutym 2026 r.); faktury korygujące do faktur wystawionych w KSeF oraz poza KSeF (w tym wystawionych przed lutym 2026 r.); noty korygujące w okresie obowiązkowego KSeF (w tym wystawionych przed lutym 2026 r.); miesięczne raporty fiskalne (RO) a KSeF; dowody wewnętrzne (WEW) a KSeF; „faktury” pro forma a KSeF; faktury RR a KSeF.
• Faktury wyłączone z KSeF: faktury wyłączone z KSeF w okresach przejściowych; faktury wyłączone z KSeF na podstawie przepisów ustawy o VAT oraz specjalnego rozporządzenia MF; faktury niemożliwe do wystawienia w KSeF ze względów legislacyjnych oraz technicznych; samofakturowanie a KSeF; samofakturowanie z kontrahentami krajowymi; samofakturowanie z kontrahentami zagranicznymi - czy będzie dokonywane w KSeF.

Korzystanie z KSeF:

• Rozpoczęcie korzystania z KSeF korzystania z KSeF przez podatników będących osobami fizycznymi; rozpoczęcie korzystania z KSeF przez podatników będących podmiotami niebędącymi osobami fizycznymi; rola osoby zgłoszonej na formularzu ZAW-FA.
• Narzędzia autoryzacyjne umożliwiające korzystanie z KSeF: narzędzia do autoryzacji w KSeF przez podatników będących osobami fizycznymi; narzędzia do autoryzacji w KSeF przez podatników będących podmiotami niebędącymi osobami fizycznymi; rola tokenów oraz certyfikatów autoryzacyjnych.
• Nadawanie i odbieranie uprawnień w KSeF: nadawanie i odbieranie w KSeF uprawnień osobom fizycznym; nadawanie i odbieranie w KSeF uprawnień podmiotom niebędącym osobami fizycznymi; uprawnienia do samofakturowania; rola identyfikatorów wewnętrznych w podmiotach z rozbudowaną strukturą (np. JST, Grupa VAT, podmioty posiadające oddziały); uprawnienia do samofakturowania; uprawnienia od rolnika ryczałtowego do wystawiania faktur RR w KSeF.
• Proces wystawienia faktury w KSeF: możliwość wystawienia faktury bezpośrednio z aplikacji Ministerstwa Finansów; wystawienia faktury w KSeF z systemu zintegrowanego z KSeF; wystawienia faktury w KSeF z systemu niezintegrowanego z KSeF (np. zagranicznego systemu narzuconego przez spółkę dominującą); nr faktury nadany przez podatnika a numer systemowy nadawany przez KSeF; struktura i znaczenie numeru systemowego nadawanego przez KSeF; sposób ujęcia faktury wystawionej w KSeF w JPK; faktura wystawiona w KSeF a załączniki.
• Data wystawienia faktury w KSeF 2.0: data wysłania danych faktury do KSeF 2.0 a data wystawienia faktury; data utworzenia danych faktury w systemie podatnika a data wystawienia faktury w KSeF 2.0; odmienne regulacje dotyczące daty wystawienia faktury w KSeF 1.0 (do końca stycznia 2026 r.) oraz w KSeF 2.0 (od lutego 2026 r.).
• Sposób przekazania faktury wystawionej w KSeF: przekazywanie faktur wystawionych w KSeF nabywcom będącym polskimi podatnikami VAT; przekazywanie faktur wystawionych w KSeF nabywcom niebędącym polskimi podatnikami VAT; przekazywanie faktur wystawionych w KSeF nabywcom będącym osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej; rola kodu QR faktury w procesie przekazania faktury wystawionej w KSeF; przekazanie faktury wystawionej w KSeF a przekazanie załącznika do faktury.
• Data otrzymania faktury wystawionej w KSeF: data otrzymania faktury przez podatnika otrzymującego fakturę ustrukturyzowaną bezpośrednio w KSeF; data otrzymania faktury przez podatnika lub inny podmiot otrzymującego fakturę ustrukturyzowaną poza KSeF; jak ustawić dokładną datę doręczenia faktury ustrukturyzowanej w KSeF; co jest dowodem doręczenia faktury ustrukturyzowanej w KSeF; jak dokumentować doręczenie faktury ustrukturyzowanej poza KSeF.

Struktura faktury ustrukturyzowanej:

• Schema FA(3): schema FA - dane obowiązkowe, opcjonalne oraz fakultatywne; załączniki ustrukturyzowane w najnowszej wersji schemy FA - kto będzie mógł z nich korzystać; rola pola P_1 w określeniu daty wystawienia faktury; rola pola „Podmiot3” - dane o podmiotach uczestniczących w transakcji (np. odbiorca, pracownik, jednostka w ramach JST, członek grupy VAT itd.).

Wystawianie faktur w trybie awarii, offline oraz offline24:

• Kody QR „offline” i „certyfikat” właściwe dla faktur wystawionych w trybie awarii, offline oraz offline24: kody QR umieszczane na wizualizacjach faktur (w formie papierowej lub elektronicznej) wystawionych w trybie awarii, offline oraz offline24 przed ich przesłaniem do KSeF; kody QR umieszczane na wizualizacjach faktur (w formie papierowej lub elektronicznej) wystawionych w trybie awarii, offline oraz offline24 po ich przesłaniu do KSeF; kody QR umieszczane na duplikatach faktur wystawionych w trybie awarii, offline oraz offline24 wystawionych przed przesłaniem duplikowanych faktur do KSeF; kody QR umieszczane na duplikatach faktur wystawionych w trybie awarii, offline oraz offline24 wystawionych po przesłaniu duplikowanych faktur do KSeF.
• Faktury wystawione w okresie awarii KSeF 2.0: forma ogłoszenia awarii KSeF; zasady wystawienia i przekazania nabywcy faktur w okresie awarii; data wystawienia i otrzymania faktury wystawionej w trybie awarii; zasady korygowania i duplikowania faktur wystawionych w trybie awarii; termin przesłania do KSeF faktur wystawionych w okresie awarii.
• Faktury wystawione w okresie awarii całkowitej KSeF 2.0: forma ogłoszenia awarii całkowitej KSeF; awaria a awaria całkowita - różnica w obowiązkach związanych ze sposobem wystawienia, przekazania oraz przesłania do KSeF faktur wystawionych w trakcie poszczególnych trybów awaryjnych; zasady wystawienia i przekazania nabywcy faktur w okresie awarii całkowitej; zasady korygowania i duplikowania faktur wystawionych w trybie awarii całkowitej.
• Faktury wystawione w okresie niedostępności KSeF („offline”): kiedy mamy do czynienia z trybem „offline”; zasady wystawienia i przekazania nabywcy faktur w okresie „offline”; data wystawienia i otrzymania faktury wystawionej w trybie „offline”; odmienny sposób przekazania faktury wystawionej w trybie „offline” w zależności od rodzaju nabywcy; zasady korygowania i duplikowania faktur wystawionych w trybie „offline”; termin przesłania do KSeF faktur wystawionych w okresie „offline”.
• Faktury wystawione w trybie „offline24”: kiedy mamy do czynienia z trybem „offline24”; zasady wystawienia i przekazania nabywcy faktur w okresie „offline24”; data wystawienia i otrzymania faktury wystawionej w trybie „offline24”; odmienny sposób przekazania faktury wystawionej w trybie „offline24” w zależności od rodzaju nabywcy; zasady korygowania i duplikowania faktur wystawionych w trybie „offline24”; termin przesłania do KSeF faktur wystawionych w okresie „offline24”.

Zasady fakturowania i korygowania faktur w okresie KSeF 2.0 - różne aspekty:

• Aspekty podatkowe: nowe zasady dokonywania korekty in minus w okresie od lutego 2026 r.; faktury wystawione w KSeF a określenie momentu powstania obowiązku podatkowego oraz kursu walutowego; faktury wystawione poza KSeF z naruszeniem obowiązku wystawienia w KSeF a odliczenie VAT oraz zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów; nowe zasady wykazywania faktur sprzedażowych i zakupowych w JPK_V7; szybszy termin zwrotu VAT; obwiązki związane z przechowywaniem faktur ustrukturyzowanych dla potrzeb podatkowych; brak konieczności dostarczania faktur ustrukturyzowanych na żądanie organów podatkowych.
• Sankcje w zakresie nieprawidłowości w korzystaniu z obowiązkowego KSeF: kara pieniężna za wystawienie faktury poza KSeF; kara pieniężna za wystawienie faktur w niewłaściwym formacie w okresie awarii lub w trybie „offline” i „offline24”; kara pieniężna za opóźnione przesłanie do KSeF faktur wystawionych w okresie awarii lub w trybie „offline” i „offline24”; okres przejściowy, w którym kara pieniężna nie będzie stosowana; wymiar i sposób nakładania kary pieniężnej; sankcje KKS za pominięcie obowiązków związanych z KSeF; czy „czynny żal” chroni przed nałożeniem kary pieniężnej; czy na podatnika mogą być jednocześnie nałożone kara pieniężna oraz sankcja KKS.
• Numeru systemowy nadawany fakturze przez KSeF a opis przelewu za fakturę ustrukturyzowaną w okresie obowiązkowego KSeF - obowiązek od 2027 r.: numer KSeF w opisie przelewu split payment za pojedynczą fakturę; numer KSeF a opis zbiorczego przelewu split payment; numer KSeF w opisie zwykłego przelewu za pojedynczą fakturę; numer KSeF a opis zbiorczego przelewu zwykłego; przelewy zaliczek przed wystawieniem faktury a opis przelewu split payment lub przelewu zwykłego; opisy przelewów zwykłych i split payemt w związku z zapłatą za faktury wystawione w trybie awarii, „offline” lub „offline24”.