Sprzedaż paliwa na rzecz pracownika w kasie fiskalnej

Z pytaniem do organu podatkowego zwróciła się Spółka, która Spółka dysponuje samochodami służbowymi, które stanowią jej własność bądź są użytkowane przez nią na podstawie umowy leasingu. Spółka odlicza zasadniczo 50% kwoty podatku naliczonego od wydatków związanych z pojazdami.

Natomiast, w odniesieniu do wydatków na nabycie paliw silnikowych wykorzystywanych do napędu pojazdów, z uwagi na ograniczenie w tym zakresie, przewidziane w art. 12 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 7 lutego 2014 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, Spółka dotychczas nie dokonuje odliczenia podatku naliczonego.

Zgodnie z Regulaminem samochody służbowe mogą być również wykorzystywane do celów prywatnych pracowników. Zgodnie z nim Spółka udostępnia pracownikom pojazdy do celów prywatnych nieodpłatnie, przy czym pracownicy zobowiązani są do nabycia paliwa, niezbędnego do wykorzystywania pojazdów do celów prywatnych, we własnym zakresie i na własny koszty. Ze względów technicznych jednak (wyposażenie samochodów w jeden bak paliwa), pracownik tankuje paliwo w danym momencie de facto dla celów Spółki, jak i właśnie na cele prywatne, a ostateczna ilość paliwa nabyta dla celów prywatnych pracownika, kalkulowana jest po jego faktycznym zużyciu. Jest ona kalkulowana w oparciu o prowadzoną ewidencję przebiegu danego pojazdu, oświadczenia pracownika oraz faktury VAT przedkładane przez pracownika, któremu Samochód służbowy został udostępniony. Na tej podstawie Spółka oraz pracownik dokonują stosownych wyliczeń i finansowych rozliczeń kosztów paliwa nabytego przez obie strony, tj. przez Spółkę i przez pracownika (do baku pojazdu). Na stacji paliw wystawiana jest jedna faktura na „całe” paliwo, tj. część przypadającą na Spółkę, jak i część, która ma być następnie wykorzystana przez pracownika na cele prywatne.

Spółka zadała pytania, czy:

1. w związku z dokonywaniem rozliczeń kosztów paliwa pomiędzy Spółką a pracownikami dochodzi po stronie Spółki do wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu VAT względem pracowników, czy też rozliczenia te, jako mające charakter stricte finansowy (zwrot wydatków), pozostają poza zakresem ustawy o VAT.
2. gdyby uznać, że Spółka wykonuje w przedmiotowej sytuacji czynność opodatkowaną VAT na rzecz pracowników, to czy Spółka jest zobowiązana do ewidencjonowania przy pomocy kasy rejestrującej obrotu generowanego z tytułu takiej czynności.

Zdaniem Spółki, w związku z dokonywaniem rozliczeń kosztów paliwa pomiędzy Spółką a pracownikami nie dochodzi po stronie Spółki do wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu VAT, a rozliczenia te, jako mające charakter stricte finansowy (zwrot wydatków), pozostają poza zakresem ustawy o VAT. W przypadku, gdyby uznano jednak, że Spółka wykonuje w przedmiotowej sytuacji, jakąkolwiek czynność opodatkowaną VAT na rzecz pracowników, Spółka byłaby zobowiązana do ewidencjonowania przy pomocy kasy rejestrującej obrotu generowanego z tytułu takiej czynności.

Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu uznał stanowisko Spółki za:

• nieprawidłowe – w zakresie opodatkowania podatkiem VAT rozliczeń kosztów paliwa pomiędzy Spółką a pracownikami;
• prawidłowe – w zakresie uznania za dostawę towarów czynności wynikających z rozliczeń kosztów paliwa pomiędzy Spółką a pracownikami (odsprzedaż części paliwa przeznaczonej na cele prywatne pracowników) oraz w zakresie ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej rozliczeń kosztów paliwa stanowiących dostawę towarów pomiędzy Spółką a pracownikami.

Ad 1) W myśl art. 7 ust. 1 ustawy – przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (…).

Mając na względzie powyższy przepis należy stwierdzić, że na gruncie przepisów ustawy o podatku od towarów i usług dostawa towarów podlega opodatkowaniu tylko wówczas, gdy ma charakter odpłatny (z pewnymi wyjątkami dotyczącymi nieodpłatnych świadczeń zrównanych z czynnościami świadczonymi odpłatnie).

W momencie zużycia paliwa należącego do Spółki (nabytego przez pracownika w jej imieniu) na potrzeby prywatne pracownika – dochodzi do przeniesienia prawa do rozporządzania towarem (paliwem) jak właściciel, ze Spółki na pracownika. Dodać należy, że w tym przypadku – z punktu widzenia opodatkowania podatkiem VAT – bez znaczenia pozostaje forma rozliczeń dokonywanych pomiędzy Spółką a pracownikiem (zwrot środków przez Spółkę pracownikowi, potrącenie wynagrodzenia pracownika przez Spółkę, czy też wzajemna kompensata rozliczeń). Zatem, bez względu na powyższe formy rozliczenia, przeniesione zostaje prawo do rozporządzania paliwem jak właściciel, a beneficjentem tego prawa w obu opisanych przypadkach jest pracownik.

W konsekwencji dochodzi do przeniesienia prawa do rozporządzania nabytym przez Spółkę towarem (paliwem) na rzecz pracownika, w części w jakiej paliwo to wykorzystane zostało do celów prywatnych pracownika.

W konsekwencji powyższego, po stronie Spółki dochodzi do odpłatnej dostawy towarów (paliwa) na rzecz pracowników, w części w jakiej paliwo to wykorzystane zostało do celów prywatnych pracownika, zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 w związku z art. 2 pkt 6 i art. 7 ust. 1 ustawy.

W rezultacie, stanowisko Spółki w powyższym zakresie, oceniane całościowo, należało uznać za nieprawidłowe.

Ad 2) Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z treści art. 111 ust. 1 ustawy – który stanowi, że podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

W obecnym stanie prawnym obowiązują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2014 r., poz. 1544), zwanego dalej rozporządzeniem. Zwolnienie z obowiązku instalowania kas rejestrujących zostało określone w § 2 i § 3 rozporządzenia.

Jednocześnie wskazać należy, że w § 4 rozporządzenia wymienione zostały niektóre czynności wyłączające możliwość korzystania ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania, o którym mowa w § 2 i § 3.

Zgodnie z § 4 pkt 1 lit. m rozporządzenia – zwolnień z obowiązku ewidencjonowania, o których mowa w § 2 i § 3, nie stosuje się w przypadku dostawy wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na symbol PKWiU – z wyjątkiem dostawy, o której mowa w lit. b-l, będącej dostawą towarów, o której mowa w poz. 35 załącznika do rozporządzenia.

Wykonywanie przez podatnika m.in. czynności wymienionych w powołanym § 4 pkt 1 wyklucza możliwość zastosowania przez niego zwolnień określonych w § 2 i 3. Zatem, bezwzględnemu obowiązkowi ewidencjonowania przy zastosowaniu kas rejestrujących, niezależnie od przysługującego podatnikowi zwolnienia od tego obowiązku, na podstawie § 2 i § 3 powołanego rozporządzenia, podlegają czynności wymienione w § 4 rozporządzenia, dokonywane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

W konsekwencji po stronie Spółki dochodzi do odpłatnej dostawy towarów (paliwa) na rzecz pracowników (zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 w związku z art. 2 pkt 6 i art. 7 ust. 1 ustawy) i Spółka zobowiązana jest do ewidencjonowania sprzedaży z tego tytułu przy pomocy kasy rejestrującej.

Stanowisko Spółki uznano zatem za prawidłowe.

oprac.: Wojciech Zajączkowski