Nadal pracownikowi wykonującemu pracę zdalną w domu przysługują podwyższone koszty uzyskania przychodów, jeśli miejsce zamieszkania znajduje się w innej miejscowości niż zakład pracy. Pracodawca stosuje podwyższone koszty uzyskania przychodów po otrzymaniu od pracownika oświadczenia o spełnieniu warunków do ich stosowania (art. 32 ust. 7 ustawy o PIT). Aktualnie oświadczenie w tej sprawie można złożyć na druku PIT-2. Natomiast, wynagrodzenie pracownika wykonującego pracę zdalną podlega oskładkowaniu na takich samych zasadach, jak wynagrodzenie pracownika wykonującego swoje obowiązki w siedzibie pracodawcy. Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 3 stycznia 2023 r., nr 0111-KDIB1-2.4010.701.2022.6.DP uznał, że do kosztów podatkowych można zaliczyć wydatki na zakup narzędzi i materiałów – w formie voucherów, kart podarunkowych lub kart typu prepaid – mających na celu przygotowanie stanowiska potrzebnego do wykonywania pracy zdalnej.

W przypadku, w którym to pracodawca (jednostronnym poleceniem) będzie kierował pracownika do wykonywania pracy w formie zdalnej, a pracownik poinformuje go, że nie ma w domu niezbędnych mebli do jej wykonywania (np. biurka i krzesła/fotela), pracodawca powinien mu takie wyposażenie zapewnić. Kodeks pracy dopuszcza wypłatę ryczałtu na pokrycie kosztów pracy zdalnej. Taki ryczałt powinien uwzględniać normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych i będzie zwolniony z podatku, ponieważ nie będzie on stanowił przychodu w rozumieniu podatkowym. Prowadzenie ewidencji pracy zdalnej i stacjonarnej nie jest obowiązkowe, jednak może pomóc przy ustaleniu, czy ryczałt na pokrycie kosztów pracy zdalnej jest określony we właściwej wysokości. Wysokość ryczałtu powinna uwzględniać wymiar pracy zdalnej.  Jeśli więc np. w regulaminie ustalony zostanie ryczałt lub ekwiwalent w stawce dziennej, to wówczas wystarczy tę stawkę przemnożyć przez ilość dni pracy zdalnej w danym miesiącu i wypłacić.

Przepisy Kodeksu pracy dotyczące pracy zdalnej nie wymagają składania przez pracowników wniosków o zwrot kosztów pracy zdalnej lub o wypłatę ryczałtu na pokrycie tych kosztów. Zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy PIT. W myśl art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy PIT wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność. W konsekwencji, skoro ekwiwalenty/ryczałty z tytułu pracy zdalnej nie stanowią przychodu, to tym samym nie podlegają oskładkowaniu. Nie można ich wliczać do podstawy wymiaru zasiłków.
dr Małgorzata Rzeszutek

doradca podatkowy