Elektronizacja w kasach fiskalnych postępuje i coraz więcej przedsiębiorców przeszło na system kas on-line. Można wręcz stwierdzić, że mechanizm weryfikacji wprowadzony do obrotu detalicznego wyprzedził ten, który ma wejść do faktur, czyli KSeF. Organy podatkowe mogą już monitorować zdalnie operacje z kas fiskalnych. Centralne Repozytorium Kas służy do odbierania danych z kas rejestrujących on-line i jednocześnie do gromadzenia tych danych. Dane z kas rejestrujących, które są zgromadzone w CRK, mogą być udostępniane innym instytucjom, np.: dyrektorom izb administracji skarbowej, naczelnikom urzędów skarbowych i naczelnikom urzędów celno-skarbowych, w zakresie niezbędnym do wykonywania obowiązków ustawowych.

Kasy rejestrujące łączą się z Centralnym Repozytorium Kas za pośrednictwem sieci telekomunikacyjnej w sposób, który zapewnia:

1. przesyłanie danych z kas rejestrujących do Centralnego Repozytorium Kas w sposób bezpośredni, ciągły, zautomatyzowany lub na żądanie Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2 Ordynacji podatkowej;
2. przesyłanie poleceń z Centralnego Repozytorium Kas do kas rejestrujących, dotyczących pracy kas i ich odbiór przez te kasy:
a) związanych z fiskalizacją kasy rejestrującej,
b) obejmujących określenie: sposobu i zakresu przesyłania danych z tej kasy, sposobu pracy kasy rejestrującej,
c) zapewniających prawidłowość pracy kasy rejestrującej.

Kasa on-line powinna zapewniać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas (CRK) w czasie prowadzenia sprzedaży wymagającej zaewidencjonowania na kasie rejestrującej, przez co należy rozumieć także gotowość podatnika do dokonania takiej sprzedaży. Do Centralnego Repozytorium Kas przesyłane są dane o sprzedaży zawarte w dokumentach wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących, a więc dane te uwzględniają również zawarte na paragonie informacje o sposobie dokonania zapłaty.

Jeśli podatnik ma otwarty punkt handlowy, w którym dokonuje sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, to kasa, za pośrednictwem której dokonuje ewidencjonowania tej sprzedaży, powinna być w czasie otwarcia tego punktu połączona z internetem. Nie trzeba mieć włączonej i podłączonej kasy do internetu, kiedy punkt kasowy/sklep/gabinet lekarski jest nieczynny. Stanowisko to zaprezentował m.in. Dyrektor KIS w interpretacji z dnia 14 lutego 2024 r. (0113-KDIPT1-3.4012.707.2023.6.JM).

W przypadku braku połączenia kasy fiskalnej online z CPK, przepis art. 111 ust. 3ab ustawy z VAT, stanowi, że w przypadku gdy z przyczyn niezależnych od podatnika nie jest możliwe zapewnienie połączenia, o którym mowa w art. 111a ust. 3.:

1. czasowo – podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i zapewnić to połączenie niezwłocznie po ustaniu tych przyczyn;
2. trwale – podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i za zgodą naczelnika urzędu skarbowego zapewnić to połączenie w ustalonych z naczelnikiem urzędu skarbowego odstępach czasowych.