Wielu przedsiębiorców w styczniu bieżącego roku było w zaawansowanej fazie przygotowań do KSeF, kiedy Minister Finansów 19 stycznia ogłosił na briefingu prasowym, że wdrożenie KSeF zostanie przesunięte i system nie wejdzie do stosowania jako obligatoryjny w 2024 roku. Przyczyną są wykryte błędy techniczne w systemie, m.in. w zakresie niedostatecznej przepustowości wynikającej z infrastruktury informatycznej (kodu), która może zagrozić płynnemu wystawianiu faktur przez firmy. Co to oznacza dla podatników? KSeF będzie wdrożony, to nie ulega wątpliwości, jednak, aby działał w pełni w sposób zgodny z ustawą, Ministerstwo Finansów przeprowadzi audyty, które mają ostatecznie ocenić prawidłowość systemu i bezpieczeństwo zawartych w nim danych.

Czy mimo przesunięcia terminu wejścia KSeF należy rozpocząć proces wdrażania?

Ustawa z 16 czerwca 2023 roku o zmianie ustawy VAT, jest już od dawna opublikowana w Dzienniku Ustaw i określa co zmieni się w zasadach fakturowania, a więc mimo przesunięcia terminu podatnicy powinni rozpocząć proces wdrożenia zgodnie z ustalonym wcześniej planem. KSeF jako platforma już działa od stycznia 2022 roku i część firm stosuje ją od wielu miesięcy. Im szybciej pracownicy zostaną przeszkoleni i zaczną wczytywać faktury do KSeF w trybie fakultatywnym, tym łatwiej będzie im stosować system w przyszłości. Pamiętajmy o sankcjach, które są wpisane w ustawie od 1 stycznia 2025 roku – kary m.in. za wysłanie do kontrahenta faktury spoza KSeF.

KSeF to też polska reakcja na plany Komisji Europejskiej, która już w 2022 roku opublikowała propozycję zmian mających na celu dostosowanie rozliczeń VAT do wyzwań ery cyfrowej – tzw. pakiet „VAT in the Digital Age” (ViDA). Zmiany w tym obszarze będą dotyczyć m.in. wprowadzenia faktury elektronicznej jako standardu, bez wymogu uzyskiwania zgody nabywcy na otrzymywanie e-faktur czy raportowania w czasie rzeczywistym informacji o transakcjach wewnątrzwspólnotowych (rozwiązanie to zastąpi obecne miesięczne informacje podsumowujące VAT-UE). Według założeń projektu „VAT in the Digital Age” (ViDA) obowiązek wprowadzenia e-faktur ma dotyczyć wszystkich krajów Unii Europejskiej. Wspólny system dla europejskiego raportowania w czasie rzeczywistym (DRR) będzie obowiązywał od 2028 roku.

Czy powinniśmy szkolić pracowników z obszaru KSeF już teraz?

Podatnicy – niezależnie od przesunięcia terminu wdrożenia KSeF- w najbliższych miesiącach powinni przede wszystkim przeszkolić personel z aktualnych zasad fakturowania i umieszczania na fakturach dodatkowych oznaczeń- typu kod QR, w celu ich identyfikacji. Kolejno powinni zweryfikować zapisy umów ze swoimi kontrahentami pod kątem zmian w wysyłaniu faktur i terminie ich płatności – najlepiej rozpocząć konsultacje z prawnikami, jak w ich ocenie powinny wyglądać zmiany w umowach o współpracy. Dodatkowo, pracownicy i osoby współpracujące powinny zapoznawać się z wersją testową KSeF, która cały czas jest aktualizowana i służy do nauki systemu przy użyciu danych anonimowych. Proces e-fakturowania to nie jest tylko proces finansowy, księgowy, to jest proces biznesowy, który dotyczy całego przedsiębiorstwa, wielu działów m.in. sprzedażowego, inwestycyjnego, prawnego, itp. Bardzo istotne jest spojrzenie na KSeF wielowymiarowo, zalecane jest obecnie przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej, dotyczącej tego jakie podatnik ma transakcje, jak je raportuje, jakich systemów wymiany informacji używa w bieżącej działalności z kontrahentami, czy używa załączników do faktur, itp.

Obecnie w obrocie gospodarczym występuje średnio ponad 2 milionów podatników VAT czynnych i ponad 755 tys. podmiotów zwolnionych, dla których zmieni się sposób wystawiania, wysyłania i przechowywania faktur. Biorąc pod uwagę planowane przez Ministerstwo Finansów audyty, zapewne wdrożenie nastąpi najwcześniej 1 stycznia 2025 roku i być może wówczas zarówno podatnicy aktywni jak i zwolnieni z VAT wejdą w tym samym czasie do KSeF. Tymczasem, czekamy na dalsze informacje z Ministerstwa Finansów…