Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą, którzy wybrali kwartalne rozliczenie VAT, wchodzą w nowe struktury JPK PKPiR, JPK ŚT oraz JPK EWP najpóźniej, bo w 2027 roku. Przedsiębiorcy rozliczający VAT miesięcznie wchodzą szybciej, bo już od 2026 roku. Warto więc zastanowić się nad zmianą rozliczeń z miesięcznych na kwartalne w przypadku przedsiębiorców na uproszczonej księgowości, którzy są małymi podatnikami.

Są jednak ograniczenia w stosowaniu kwartalnych rozliczeń m.in. przez podatników, którzy niedawno zarejestrowali się do VAT, tzn. są podatnikami krócej niż 12 miesięcy czy w danym kwartale lub w poprzedzających go czterech kwartałach dokonali dostawy towarów wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, chyba że łączna wartość tych dostaw bez kwoty podatku nie przekroczyła (w żadnym miesiącu z tych okresów) kwoty 50 000 zł. Wyłączenia wskazuje art. 99 ust. 3a ustawy VAT. Dotyczy to również importu towarów. Jeśli podatnik wybrał do rozliczania podatku VAT z tytułu importu towarów procedurę uproszczoną, o której mowa w art. 33a ust. 1 ustawy, powinien składać deklaracje podatkowe za okresy miesięczne a nie za okresy kwartalne.

Jeśli jednak podatnik spełnia warunki do kwartalnego rozliczenia, to powinien złożyć pisemne zawiadomienie do naczelnika właściwego urzędu skarbowego VAT-R aktualizacja – najpóźniej do 25. dnia drugiego miesiąca kwartału, za który będzie po raz pierwszy składane rozliczenie. W 2025 r. wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) za rok podatkowy 2024, który uprawnia do przyznania statusu małego podatnika, wynosi obecnie 8 569 000 zł (2 000 000 euro × 4,2846 w zaokrągleniu do 1 000 zł). Natomiast w 2026 roku do oceny czy spełnione są warunki małego podatnika bierzemy kurs z 1 października 2025 roku, który był dniem roboczym. Kurs euro na 1.10.2025 r. wynosił 4,2586 PLN/1 EUR, co daje kwotę w przeliczeniu na PLN: 8 517 200.

Trzeba jednak pilnować limitu w ciągu roku, gdyż mali podatnicy, u których wartość sprzedaży przekroczyła powyższą kwotę, składają deklaracje podatkowe za okresy miesięczne począwszy od rozliczenia za pierwszy miesiąc kwartału:

1) w którym przekroczono tę kwotę – jeżeli przekroczenie kwoty nastąpiło w pierwszym lub drugim miesiącu kwartału, a w przypadku, gdy przekroczenie tej kwoty nastąpiło w drugim miesiącu kwartału, deklaracja za pierwszy miesiąc kwartału jest składana w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po drugim miesiącu kwartału,

2) następującego po kwartale, w którym przekroczono tę kwotę – jeżeli przekroczenie kwoty nastąpiło w trzecim miesiącu kwartału.

Estoński podatnik CIT ma jeszcze wyższy limit. Jednak jego struktura JPK KR PD obejmie już za 2025 (najwięksi podatnicy) i kolejno za 2026 rok. Zgodnie z art. 99 ust. 3 pkt. 2 ustawy VAT podatnicy:

1) podlegający opodatkowaniu ryczałtem od dochodów spółek,

2) u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 4 000 000 euro (przeliczenia kwoty wyrażonej w euro należałoby dokonać według średniego kursu euro ogłaszanego przez NBP na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku podatkowego, w zaokrągleniu do 1000 zł)

– są uprawnieni do składania kwartalnych deklaracji w VAT.