Świadczenie polegające na zakupie od firmy zewnętrznej kompleksowej usługi organizacji imprezy integracyjnej, na którą może składać się m.in. koszt przejazdów i przelotu, zakwaterowanie w hotelu, wyżywienie, organizacja zespołowej gry integracyjnej w terenie, również dla współpracowników nie jest związane z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika, a jedynie służy celom osobistym, prywatnym uczestników. Według organów podatkowych (m.in. interpretacja podatkowa Dyrektora KIS z 22 grudnia 2022 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.436.2022.2.KP), wszystkie nabywane przez podatnika i oferowane współpracownikom świadczenia mają charakter rozrywkowy, turystyczny. Okoliczność przeprowadzenia spotkania, na którym władze firmy wymieniają wiedzę oraz doświadczenia z pracy nad projektami firmy w gronie współpracowników nie jest wystarczające do uznania świadczonych usług za związane z działalnością gospodarczą w stopniu dającym prawo do odliczenia podatku VAT.

Współpracownicy to zwykle podwykonawcy, czyli zupełnie odrębne podmioty, z którymi podatnik może zawierać transakcje gospodarcze. Podejmując decyzje podwykonawcy muszą głównie brać pod uwagę własny interes gospodarczy i to, że firma zorganizuje spotkanie w formie wyjazdu nie będzie decydujące o podpisaniu umowy o współpracy. Tym samym podpisane umowy wyznaczają zakres prac w danym projekcie, który osoby te muszą wykonać, za co otrzymują wynagrodzenie. Oznacza to, że zakres czynności wykonywanych przez współpracowników uwarunkowany podpisaną umową bez względu na zintegrowanie się z pozostałymi członkami zespołu czy też zarządu nie będzie związany nawet pośrednio z obrotem podatnika.

Jak widać ustawodawca nie zrównuje pracowników ze współpracownikami w zakresie skutków podatkowych. Ewidentnie korzystniejsze dla podatnika jest zaproszenie na wyjazd samych pracowników. Wówczas imprezy te związane są z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą oraz mają na celu poprawę atmosfery pracy, zacieśnianie więzi wśród pracowników i zintegrowanie pracowników z pracodawcą. To w konsekwencji powinno przełożyć się na lepszą pracę oraz zwiększenie efektywności pracy, a tym samym ma to wpływ na wyniki pracy, tj. osiągane przychody. Z tego względu są to wydatki związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą i przysługuje prawo do odliczenia VAT z tytułu ich poniesienia.

Wyjazd należy oczywiście udokumentować, tj. oprócz faktury, należałoby zgromadzić: umowę z organizatorem, agendę szkolenia (cel, adresaci, harmonogram etc.), zachować przykładowe materiały, itp. Natomiast,  jeśli na fakturze od organizatora wyjazdu nie ma wyodrębnienia kwoty dotyczącej pracowników i osobno kwoty dotyczącej współpracowników, wówczas podatnik nie ma prawa do odliczenia VAT przy tym wydatku.
dr Małgorzata Rzeszutek

doradca podatkowy