Obowiązki wobec sądu rejestrowego i organów podatkowych związane ze sprawozdaniem finansowym

Konieczność sporządzania sprawozdania finansowego wynika z ustawy o rachunkowości (Dz.U. z 2013r., poz. 330 t.j.). Obciąża ona spółki handlowe (osobowe i kapitałowe) oraz innych przedsiębiorców, z tym że istnieją wyjątki. Regulacje ustawy o rachunkowości dotyczą jedynie tych osób fizycznych, spółek cywilnych, spółek jawnych osób fizycznych, spółek partnerskich osób fizycznych oraz spółdzielni socjalnych, których  przychód netto za poprzedni rok obrotowy wyniósł co najmniej równowartość 1.2000.000 euro. Pozostałe spółki obowiązki związane ze sprawozdaniami finansowymi obciążają niezależnie od wyników finansowych.

Sprawozdanie finansowe jest sporządzane na dzień zakończenia roku obrotowego. Jeżeli nie zostało to inaczej określone w umowie spółki lub statucie, pokrywa się on z rokiem kalendarzowym. Sprawozdanie finansowe obligatoryjnie składa się z:
 

• bilansu (wskazującego stanu aktywów i pasywów na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy),
• rachunku zysków i strat (wskazującego przychody, koszty, zyski i straty oraz obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego za bieżący i poprzedni rok obrotowy),
• informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz inne potrzebne informacje i objaśnienia.

Co więcej, roczne sprawozdania finansowe określonych jednostek podlegają obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta, który przygotowuje pisemna opinię o tym, czy sprawozdanie finansowe jest zgodne z zastosowanymi zasadami rachunkowości oraz czy rzetelnie i jasno przedstawia sytuację majątkową i finansową, jak też wynik finansowy badanej jednostki. W takim przypadku sprawozdanie finansowe obejmuje dodatkowo zestawienie zmian w kapitale własnym. Wymagania te dotyczą następujących podmiotów:
 

• banków, zakładów ubezpieczeń oraz zakładów reasekuracji;
• spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych;
• działających na podstawie przepisów o obrocie papierami wartościowymi, o funduszach inwestycyjnych oraz przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych;
• spółek akcyjnych, z wyjątkiem spółek będących na dzień bilansowy w organizacji;
• pozostałych jednostek, które w roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdanie finansowe, spełniły co najmniej dwa z następujących warunków:

o średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
o suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość co najmniej 2.500.000 euro,
o przychody netto za rok obrotowy stanowiły równowartość co najmniej 5.000.000 euro.
 Opinię i raport z badania sprawozdania finansowego podpisuje kluczowy biegły rewident przeprowadzający badanie.
Trzeba przy tym pamiętać, że samo sprawozdanie finansowe jest podpisywane przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych w spółce, a także wszystkich członków Zarządu. Konieczne jest podanie daty podpisu. W przypadku odmowy złożenia podpisu, wymagane jest pisemne uzasadnienie, dołączone do sprawozdania finansowego.

Ustawa o rachunkowości nakłada także obowiązek sporządzania dodatkowo sprawozdania z działalności jednostki – w przypadku spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych, towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, towarzystw reasekuracji wzajemnej, spółdzielni i przedsiębiorstw państwowych. W przypadku spółek takie sprawozdanie jest przygotowywane przez Zarząd. Powinno ono obejmować istotne informacje o stanie majątkowym i sytuacji finansowej, w tym ocenę uzyskiwanych efektów oraz wskazanie czynników ryzyka i opis zagrożeń.

Sprawozdanie finansowe powinno być sporządzone w ciągu 3 miesięcy od dnia zakończenia roku obrotowego, a więc w większości przypadków jest to 31 marca. Obowiązkiem Zarządu spółki jest dochowanie tego terminu. Ponadto sprawozdanie finansowe musi zostać zatwierdzone przez odpowiedni organ (w przypadku spółek: zgromadzenie wspólników albo walne zgromadzenie akcjonariuszy) najpóźniej 6 miesięcy po zakończeniu roku obrotowego. W związku z tym przeważnie ostatnim możliwym terminem jest dzień 30 czerwca. Należy przy tym pamiętać o konieczności prawidłowego zwołania zgromadzenia oraz o konieczności udostępnienia jego członkom sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności, a jeżeli sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowi badania – także opinii wraz z raportem biegłego rewidenta najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem. Ponadto spółka akcyjna udostępnia akcjonariuszom sprawozdanie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej albo organu administrującego.

Zarząd składa sprawozdanie finansowe we właściwym rejestrze sądowym w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Jeżeli spółka ma obowiązek sporządzania sprawozdań z działalności lub podlega obowiązkowemu badaniu, należy do zgłoszenia dołączyć odpowiednie dokumenty. Wniosek składa się na urzędowym formularzu do sądu, w którym zarejestrowana jest spółka. Wraz z wnioskiem składa się także odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty.

Przy okazji przeprowadzania rocznego zgromadzenia wspólników lub akcjonariuszy należy także zwracać uwagę na kadencyjność Zarządu. Jest on powoływany na czas nieoznaczony lub oznaczony. W ostatnim przypadku z reguły określa się, ile lat trwa kadencja członków Zarządu. Jeżeli umowa spółki lub statut nie stanowią inaczej, to zgodnie z postanowieniami Kodeksu spółek handlowych mandat członka Zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji. Natomiast w sytuacji, gdy kadencji Zarządu nie określono w umowie, uznaje się, że ma ona charakter roczny i wymaga corocznego odnawiania na zgromadzeniu wspólników lub akcjonariuszy, na którym zatwierdzane jest sprawozdanie finansowe. Jest to bardzo istotne, ponieważ po wygaśnięciu mandatu członek Zarządu nie ma już umocowania do reprezentowania spółki i powstaje konieczność powołania nowych członków Zarządu. Dlatego też, zgromadzenie wspólników lub akcjonariuszy zatwierdzające sprawozdanie finansowe wymaga precyzyjnego przygotowania.

Aneta Wilk
Magdalena Fitzner