Instytucja delegowania ma swoje podstawy w unijnych regulacjach dotyczących swobody świadczenia usług. Przedsiębiorstwa świadczące usługi na terytorium innego państwa członkowskiego mają możliwość korzystania z własnego personelu. Kwestia ta została uregulowana w dyrektywie 96/71/WE dotyczącej delegowania pracowników.

Zapewnienie nieodpłatnie pracownikom oddelegowanym, którzy tymczasowo świadczą pracę w określonym miejscu poza granicami kraju, świadczeń w postaci zwrotu lub pokrycia kosztów dojazdu oraz zakwaterowania na miejscu oddelegowania stanowi dla oddelegowanych pracowników przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jest to przychód z innych nieodpłatnych świadczeń, o których mowa w art. 12 ust. 1 w związku z art. 11 ust. 1 ustawy o PIT. Od wartości tych świadczeń płatnik ma obowiązek obliczenia i pobrania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Wskazuje na to m.in. interpretacja Dyrektora KiS z 8 sierpnia 2025r., sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.526.2025.2.GG. Skorzystanie ze świadczenia w postaci zakwaterowania czy transportu leży również w interesie pracowników, gdyż jest równoznaczne z uniknięciem przez nich wydatku, jaki musieliby ponieść w celu samodzielnego zapewnienia sobie zakwaterowania, czy transportu do miejsca wykonywania pracy.

W odniesieniu do kosztów zakwaterowania warto pamiętać, że przychody z tego tytułu mogą korzystać ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, po spełnieniu warunków określonych w tym przepisie. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o PIT: wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników, z zastrzeżeniem ust. 14 – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł.

Natomiast w przypadku transportu – poprzez fizyczne zapewnienie transportu bądź zwrot na rzecz pracownika kosztów tego transportu z miejsca zamieszkania (tj. zakwaterowania w związku z oddelegowaniem) za granicą do miejsca wykonywania pracy za granicą, do którego zostali oddelegowani w związku z wykonywaniem przez nich obowiązków służbowych- płatnik jest zobowiązany obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Jest to istotne, gdyż różni się od zasad rozliczenia podróży służbowej, w której przypadku świadczenia takie byłyby zwolnione z opodatkowania. W przypadku wykonywania przez pracownika pracy w miejscu odległym od zakładu pracy – poza granicami kraju − powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy nie nakładają na pracodawcę obowiązku zrekompensowania pracownikowi wydatków, tak jak ma to miejsce w przypadku podróży służbowej zgodnie z art. 77(5) Kodeksu pracy. Oddelegowanie polega na czasowej zmianie miejsca wykonywania pracy przez pracownika poprzez wypowiedzenie dotychczasowych warunków umowy o pracę i poprzez wskazanie nowego miejsca wykonywania pracy. Oddelegowania nie można więc utożsamiać z podróżą służbową. Przy rozliczaniu rocznych PIT-11 za 2025 rok ten typ świadczenia należy uwzględnić.