Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur oznacza dla mikroprzedsiębiorców zupełnie nowy standard pracy z dokumentami sprzedażowymi. KSeF JDG, „KSeF małe firmy” czy „KSeF przedsiębiorca” to hasła, które coraz częściej pojawiają się w komunikatach Ministerstwa Finansów i zapowiedziach dotyczących cyfryzacji. Dla jednoosobowych działalności cyfryzacja będzie wyzwaniem, ale też realną szansą na uporządkowanie dokumentacji i automatyzację powtarzalnych zadań.

Jakie obowiązki obejmą JDG

Obowiązek korzystania z KSeF dla JDG oznacza przede wszystkim konieczność wystawiania e-faktur zgodnie z aktualnym schematem FA(3) oraz odbierania dokumentów dostarczanych przez kontrahentów za pośrednictwem systemu. Mały przedsiębiorca nie będzie mógł wystawić tradycyjnej faktury poza określonymi wyjątkami dotyczącymi trybów awaryjnych. KSeF dla małych firm obejmuje obowiązek bieżącego monitorowania statusu dokumentów, ponieważ data wystawienia oraz data nadania numeru KSeF stają się kluczowe dla rozliczeń podatkowych. Osoba prowadząca działalność musi zdecydować, czy sama będzie wystawiać dokumenty, czy przekaże część obowiązków biuru rachunkowemu. W obu przypadkach konieczne jest nadanie ról użytkownika. E-faktura JDG nie będzie tylko plikiem, a częścią procesu, którego prawidłowe wdrożenie jest niezbędne dla uniknięcia błędów formalnych.

Co musi przygotować mały przedsiębiorca

Przedsiębiorca dla KSeF musi przygotować środowisko pracy. JDG powinno zweryfikować, czy używane oprogramowanie potrafi poprawnie komunikować się z systemem oraz czy automatyczny import i eksport dokumentów działa stabilnie. Niezbędna jest też analiza procedur, np. odbierania faktur, oznaczania dokumentów powiązanych. Równie istotne jest przygotowanie samego właściciela i ewentualnych pracowników. Wdrożenie KSeF w JDG będzie znacznie prostsze, jeśli osoby zaangażowane w wystawianie dokumentów przejdą odpowiednie szkolenie z obsługi e-faktur JDG oraz z zasad bezpieczeństwa przy pracy z danymi finansowymi.

Darmowe narzędzia do obsługi KSeF

Właściciele małych firm nie muszą od razu inwestować w rozbudowane systemy informatyczne. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia: aplikację webową, aplikację mobilną oraz środowisko testowe. Dzięki nim KSeF w JDG może być wdrożony stopniowo, a e-faktura w JDG wystawiana bez konieczności zakupu licencji. Dla części przedsiębiorców te opcji będą w pełni wystarczające. Dużym ułatwieniem dla przedsiębiorców, którzy chcą połączyć system księgowy z KSeF i ograniczyć ręczne pobieranie danych jest możliwość pracy z tokenami, które pozwalają na automatyczne logowanie aplikacji zewnętrznych. Warto pamiętać, że bezpieczeństwo danych zależy w dużej mierze od praktyki użytkownika. Regularne szkolenia pracowników w obsłudze systemu oraz zasad cyberhigieny będzie niezbędne, by uniknąć błędów i zapewnić pełną zgodność z przepisami.