Ustawa o podatku od towarów i usług wskazuje na wyjątki od zasady ogólnej, w których wpłata zaliczki nie rodzi obowiązku podatkowego, np. przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów (WDT) czy świadczonych usługach typu najem, dzierżawa czy dostarczane media. Jednak są przypadki, w których również zaliczka nie spowoduje obowiązku podatkowego w VAT przy typowych transakcjach towarowych. Chodzi o właściwe identyfikowanie dokonywanych wpłat.

Każda wpłata, której nie można uznać za zaliczkę lub przedpłatę w rozumieniu art. 19a ust. 8 ustawy VAT, jest neutralna na gruncie przepisów ustawy VAT i nie powoduje obowiązku podatkowego. Oznacza to, że nie można rozciągać zakresu pojęcia zaliczki na każdą płatność, którą sprzedający otrzymał od kupującego przed wykonaniem dostawy. Jeżeli wpłata została dokonana, zanim strony ustaliły, czego dotyczy, to nie miała charakteru zaliczki i nie pociągała za sobą powstania obowiązku podatkowego.

W interpretacji Dyrektora KIS z 11 kwietnia 2025 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.88.2025.1.PJ wskazane zostały wpłaty, które nie miały charakteru zaliczek. Część nabywców towarów nie precyzowała, na etapie zamówienia, liczba produktów, ich gramatury, smaków, które mają zostać wytworzone przez producenta, a jedynie podawała wartości szacunkowe, a więc w momencie otrzymania przez podatnika wpłat nie były znane wszystkie istotne okoliczności (tj. ilość sprzedawanych towarów, asortyment, ostateczna cena, terminy dostaw itp.).

Oznacza to, że aby uznać wpłacaną kwotę za zaliczkę/przedpłatę na poczet przyszłych dostaw towarów lub świadczenia usług, istotne jest, aby przyszłe świadczenie było jasno określone w sposób umożliwiający jego identyfikację (np. poprzez numer konkretnego zamówienia partii towaru/usługi), a strony świadczenia, w momencie wpłaty zaliczki/przedpłaty, nie miały woli dokonywania jego zmian w przyszłości. Obowiązek podatkowy nie powstanie w sytuacji, gdy strony nie dokonały ostatecznego skonkretyzowania przyszłych dostaw, na poczet których dokonano wcześniej wpłaty. Taka sytuacja może również wystąpić przy eksporcie towarów, kiedy klient wpłaca zaliczki z góry bez określenia konkretnie partii zamówienia i terminu jego realizacji.

Temat jest szczególnie istotny w kontekście wejścia w życie KSeF. Podatnicy muszą być pewni, czy wpłata dokonana na rachunek bankowy, czy w formie gotówkowej wywołuje u nich obowiązek wystawienia zaliczkowej faktury ustrukturyzowanej. Najlepiej wskazywać dokładnie klientowi w danych do realizacji przelewu tytuł zamówienia czy numer klienta, tak aby dopasować wpłatę do konkretnych ustaleń. Warto przechowywać w takich sytuacjach całą korespondencję mailową z klientem.

Jeśli jednak transakcja jest na tyle specyficzna, że wpłata nie może być przypisana do konkretnego wyrobu czy usługi, wówczas nie powinna być objęta opodatkowaniem jak zaliczka, a tym samym nie wystąpi obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej i wczytania jej do KSeF. Obowiązek podatkowy powstanie dopiero z chwilą złożenia przez nabywcę zamówienia, w którym zostaną wykazane skonkretyzowane towary – w odniesieniu do odpowiedniej części przedpłaty zaliczonej wtedy na poczet ceny towarów objętych tym zamówieniem. Wówczas faktura musi być wystawiona, wysłana do KSeF i ujęta w JPK.