Z punktu widzenia podatku VAT, podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z ponoszeniem kosztów za przejazd (bilety kolejowe, autobusowe, tramwajowe), ale tylko jeśli faktury są wystawione na dane podatnika. A więc w obu sytuacjach, niezależnie czy w podróży służbowej jest pracownik czy kontraktowiec, prawo do odliczenia przysługuje. Odnośnie do usług noclegowych, stosownie do art. 88 ust. 1 pkt. 4 VATU podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT z tytułu wydatków poniesionych na zakup usług noclegowych, niezależnie od tego, czy faktury są wystawione na podatnika, czy na jego wykonawców. Podobne stanowisko przedstawił Dyrektor KIS w interpretacji z 3 stycznia 2023 r., sygn. 0113-KDIPT1-1.4012.669.2022.4.WL.

Możliwe jest również uwzględnienie ponoszonych kosztów w podstawie opodatkowania usługi głównej, zgodnie z art. 29a ust. 6 ustawy VAT. Podstawa opodatkowania uwzględnia też wszelkie koszty dodatkowe, co zwykle wynika z podpisanej pomiędzy stronami umowy o współpracy. Relacje z kontraktowcami/zleceniobiorcami opierają się na zasadzie swobody umów a nie na kodeksie pracy. W tym przypadku strony umowy mogą niemal dowolnie kształtować łączące je relacje, choć w większości określają wysokości zwrotów do limitów diet z rozporządzenia MPiPS. Możliwe jest więc zapisanie w umowie współpracy, że należność za usługi będzie podwyższana o kwoty związane z odbywaniem podróży, czyli diety i koszty przejazdów czy noclegów. Dla należytej staranności powinno się żądać od wykonawcy przedłożenia dokumentów źródłowych wskazujących na poniesione wydatki (biletów, faktur). Kontraktowiec może również doliczyć do wystawianej przez siebie faktury kwotę odpowiadającą poniesionym przez niego wydatkom. Gdyby więc wykonawca usługi doliczył koszty podróży do wystawianych przez siebie faktur za swoje usługi, podatnikowi powinno przysługiwać prawo do odliczenia podatku VAT.

Wydatki ponoszone przez podatnika na podróże służbowe zleceniobiorców i wydatki na podróże JDG co do zasady stanowią koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy CIT. Firma ponosi ww. wydatki w celu osiągnięcia przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wydatki te nie są wskazane w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, wymienionych w art. 16 ust. 1. ustawy CIT. Pomiędzy poniesionymi wydatkami a uzyskiwanymi przychodami firmy musi istnieć związek przyczynowo-skutkowy. Związek ten powinien polegać na tym, że zleceniobiorcy oraz kontraktowcy są wysyłani w podróże w związku ze świadczeniem usług w przypadku B2B dla podatnika. Z kolei podatnik, dzięki ich pracy, może świadczyć usługi dla swoich klientów i osiągać przychody z prowadzonej działalności gospodarczej. Podobne stanowisko zaprezentował Dyrektor DIS w interpretacji z 4 sierpnia 2022 r., sygn. 0111-KDIB2-1.4010.251.2022.2.BJ , z dnia 30 sierpnia 2018 r., Znak: 0114-KDIP2-1.4010.287.2018.1.KS.

Pakiet wyposażenia, np. w postaci laptopa, telefonu i samochodu służbowego, jest niezbędny do zrealizowania postanowień kontraktów, które to umowy zawierane są w celu umożliwienia prowadzenia działalności gospodarczej i osiągnięcia przychodów przez przedsiębiorstwo.

Ponadto, poniesienie tych wydatków powinno przez kontraktowca realizującego podróż zostać odpowiednio skalkulowane w wynagrodzeniu, co pozwala zakładać, że poniesienie przedmiotowych wydatków ma uzasadnienie ekonomiczne. Wiele przedsiębiorstw wdrożyło regulaminy odbywania podróży służbowych, w których dokładnie opisują jakie wydatki są zwracane po realizacji wizyt u klientów tak by nie różnicować zwrotu dla pracowników i kontraktowców.
dr Małgorzata Rzeszutek

doradca podatkowy