Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 9 ustawy o CIT – odpisy, które w rozumieniu przepisów ustawy o ZFŚS obciążają koszty działalności pracodawcy, stanowią koszty uzyskania przychodów w sytuacji, gdy środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń zostały wpłacone na rachunek funduszu. A więc koszt uzyskania przychodów stanowi nie sam dokonany odpis, lecz kwota wpłacona na rachunek ZFŚS. Dzień dokonania wpłaty odpisów na rachunek ZFŚS będzie dniem, w którym podatnik ma prawo do rozpoznania kosztu uzyskania przychodu w wysokości przekazanej na rachunek kwoty, która wcześniej winna być zarachowana jako odpis zgodnie z ustawą o ZFŚS. Dodatkowe odpisy tworzone w wysokości określonej w regulamin wynagradzania stanowią, co do zasady, koszt podatkowy w momencie ich wpłaty na rachunek prowadzony dla tego funduszu. Jeśli podatnik ze środków obrotowych zasilił ZFŚS, a w zakładowym układzie zbiorowym pracy czy w regulaminie wynagrodzeń, w momencie zasilenia funduszu nie istniał zapis o możliwości zwiększenia odpisu na ZFŚS, to podatnik nie może zaliczyć kwoty dodatkowego odpisu na ZFŚS do kosztów uzyskania przychodów.

Organy podatkowe potwierdzają w wydawanych interpretacjach, że dodatkowy odpis na każdego zatrudnionego obciążający koszty spółki, którego środki zostały przekazane na rachunek funduszu jest kosztem uzyskania przychodu. Natomiast, dodatkowe zasilenie funduszu obciążające koszty spółki środkami z bieżącej działalności, którego środki nie zostały przekazane w danym roku na rachunek funduszu nie są kosztem uzyskania przychodu (m.in. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej z 2021-10-22, sygn: 0114-KDIP2-2.4010.192.2021.2.AS). Ustawa o ZFŚŚ zawiera zamknięty katalog sytuacji, w których odpis podstawowy może ulec zwiększeniu. Pracodawca nie ma więc zupełnej swobody decyzyjnej. Pracodawca może zwiększyć środki na ZFŚŚ w przypadkach określonych w art. 7 ust. 1, gdzie postanowiono, że środki Funduszu zwiększa się o:

1) wpływy z opłat pobieranych od osób i jednostek organizacyjnych – korzystających z działalności socjalnej, o której mowa w art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS;

2) darowizny oraz zapisy osób fizycznych i prawnych;

3) odsetki od środków Funduszu;

4) wpływy z oprocentowania pożyczek udzielonych na cele mieszkaniowe;

5) wierzytelności likwidowanych zakładowych funduszy socjalnego i mieszkaniowego;

6) przychody z tytułu sprzedaży, dzierżawy i likwidacji środków trwałych służących działalności socjalnej, w części nieprzeznaczonej na utrzymanie lub odtworzenie zakładowych obiektów socjalnych;

7) przychody z tytułu sprzedaży i likwidacji zakładowych domów i lokali mieszkalnych w części nieprzeznaczonej na utrzymanie pozostałych zakładowych zasobów mieszkaniowych;

8) inne środki określone w odrębnych przepisach.

A więc nie występuje regulacja prawna umożliwiająca dobrowolnie zwiększenie wysokości odpisu w jeszcze innych sytuacjach. Jeśli firma dokona wpłaty dodatkowego odpisu, który jest odpisem fakultatywnym wskazanym w art. 5 ustawy o ZFŚS to taka wpłata będzie mogła być wówczas uznana za dokonaną na podstawie ustawy o ZFŚS.
dr Małgorzata Rzeszutek

doradca podatkowy